Update: Alle CGM ambtenaren in ons Stadskantoor huisvesten is goedkoopste oplossing. Graafse raad krijgt informatie vertrouwelijk.

GraverMaat:  Update: In de raadsinformatiebrief van de Gemeente Grave van 29 mei staat: De onderzoeksrapportage is vanwege bedrijfsgevoelige informatie vertrouwelijk en beschikbaar om in te zien bij de griffier.

In Cuijk zijn de resultaten bekend geworden van een onderzoek om alle ambtenaren CGM onder een dak te huisvesten. Dus Grave hanteert andere spelregels over openbaarheid dan Cuijk. Grave is daar rigider in dan veel andere gemeente; dat heb ik al menig keer ondervonden bij het publiceren van berichten vanuit de griffie. 

Huisvesten van alle ambtenaren in het Graafse Stadskantoor kwam als goedkoopste oplossing uit de bus.

Sorry voor de lay-out van dit document. Het koste veel knip-en plakwerk om deze raadsinformatiebrief van Cuijk te knippen en plakken.

Een opmerkelijk detail zijn de reiskosten in de huidige situatie. Deze bedragen 220.000,00 euro. In alle scenario’s is een daling van 55.000,00 euro te verwachten. Daarnaast is door efficiëntie een tijdwinst mogelijk van 2’a 3 fte.

Resultaten onderzoek alle ambtenaren CGM onder één dak naar aanleiding van aangenomen motie.
23 mei 2019

De door ABC, PvdA en Liberaal LvC vastgestelde motie van 12 november 2018 inhoudende om het Bestuur CGM te vragen onderzoek te doen naar de voor- en nadelen van huisvesting van alle ambtenaren van CGM onder één dak.

Aanleiding voor het onderzoek was een eerste inschatting van een te behalen besparing van € 500.000,- op het moment dat de ambtelijke organisatie op één plek gehuisvest zou kunnen worden. Deze eerste inschatting komt voort uit een document met ombuigingsvoorstellen. Het betrof hier een op dat moment niet nader onderzochte inschatting op basis van verwachte besparingen op reiskosten (200.000,-) en reistijd (300.000,-).

Inhoud
Onderstaand treft u de samenvatting aan van het rapport uitgevoerd door adviesbureau HEVO in opdracht van het Bestuur CGM.

Op hoofdlijnen gaat deze samenvatting in op: de vraagstelling, gebaseerd op ingediende moties vanuit de gemeenten Mill en Cuijk, vervolgens op de mogelijke scenario’s en afsluitend de conclusies.

1. Doel en uitgangspunten

Het onderzoek heeft tot doel om de consequenties in kaart te brengen indien alle medewerkers worden gehuisvest:

1. Op de bestaande locatie in Cuijk.
2. Op de bestaande locatie in Grave.
3. In een nieuwbouw op een locatie centraal binnen het CGM-werkgebied.
4. In een nieuwbouw op een locatie binnen één van de kernen van CGM.

Scenario’s met het gemeentehuis van Mill en Sint Hubert zijn in het vooronderzoek, zie rapportage, al als ongeschikt beoordeeld. In de directe omgeving van het gemeentehuis zijn onvoldoende mogelijkheden om de gehele organisatie onder te brengen.

Het betreft een onderzoek op hoofdlijnen. De onderzoeksresultaten geven de belangrijkste
consequenties en een indicatie van de financiële gevolgen weer.

Politieke overwegingen zijn in dit onderzoek niet meegenomen; het betreft een onderzoek op basis van financiën, ruimte en andere feitelijke aspecten.

Het bestuur van CGM heeft daarbij de volgende uitgangspunten bepaald:

• Bij alle scenario’s stelt het bestuur de voorwaarde dat er per gemeente een decentrale publieksbalie aanwezig blijft.
• Tevens dient bekeken te worden welke voorzieningen voor het bestuur (college/raad) gehandhaafd moeten/kunnen blijven, zoals de raadszaal.
• Er dient op hoofdlijnen (dat wil zeggen dat opties, kosten, mogelijkheden etc. niet tot in detail
  worden uitgewerkt en beschreven) inzicht gegeven te worden in de belangrijkste consequenties en een indicatie van de grootste financiële gevolgen.
• Hierbij dient inzicht gegeven te worden in de in moties genoemde bedragen die herhuisvesting op zouden leveren en in de (exploitatie)kosten van bijvoorbeeld de achterblijvende gebouwen of van eventuele herontwikkeling van de betreffende gebouwen.

2. Ruimtebehoefte

Om inpassing te kunnen toetsen is er een Programma van Ruimten opgesteld, zie bijlagen 5.1 en 5.2 van de rapportage. Uit berekening is gebleken dat wanneer CGM in zijn geheel op één locatie
wordt ondergebracht er een totale brutovloeroppervlakte nodig is van circa 5.400 m². Voorwaarde hierbij is het invoeren van een flexfactor van 0,7 werkplek/medewerker.   Daarnaast is binnen iedere kern ten behoeve van de decentrale publieksbalie nog aanvullend    circa 400 m² nodig.

3. Huidige situatie

Met het huidige gebruik van het gemeentehuis van Cuijk, het dienstencentrum, het gemeentehuis van Grave en het gemeentehuis van Mill en Sint Hubert liggen de jaarlijkse exploitatiekosten voor
CGM op circa € 1.205.610,– per jaar. Deze exploitatiekosten bestaan (ook bij de scenario’s) uit:

kapitaallasten, huurkosten, servicekosten, onderhoudskosten en schoonmaakkosten inclusief btw.

Opbrengsten van het verhuurkantoor zijn in mindering gebracht op de exploitatiekosten. De totale reiskosten bedragen in de huidige situatie jaarlijks ongeveer €222.000,-, deze zijn aanvullend op de                     exploitatiekosten. Deze bestaan uit zowel woon-werk als werk-werk reiskosten. Voor het samenvoegen van de organisatie onder één dak is het denkbaar dat er winst behaald kan worden in deze reiskosten als ook de reistijd van medewerkers.

Scenario’s
Scenario 1: ‘Alles onder één dak’ in Cuijk

• Uitgangspunten– Volledig gebruik gemeentehuis van Cuijk.
  – Volledig gebruik van het verhuurkantoor.
  – Gebruik van het dienstencentrum zoals in de huidige situatie.
  – Openen decentrale publieksfuncties in Grave en Mill en Sint Hubert. Decentrale publieksfuncties bestaan onder andere uit: raadszaal, vergaderruimte, publieksbalie,spreekkamer                                    en aanverwante benodigde voorzieningen.
• Voorwaarden

– Verbouwing met investeringswaarde van circa € 2.726.000,–1 om het gemeentehuis, inclusief verhuurkantoor, te verbouwen en geschikt te maken voor een flexfactor van 0,7.
– Aanvullende investering van circa € 302.500,– voor het openen van de decentrale publieksfuncties.
– Het tegen de taxatiewaarde kunnen afstoten van gemeentehuizen Grave en Mill en Sint Hubert.

• Resultaat    – De exploitatiekosten voor CGM komen bij scenario 1 uit op circa € 1.279.787,– per jaar exclusief reiskosten). Deze liggen daarmee hoger dan het huidige niveau. Naar schatting kunnen de reiskosten met circa €55.000 omlaag gebracht worden naar €167.000,- per jaar en zal er circa 2 à 3 fte tijdswinst mogelijk zijn door het vervallen van de verkeersbewegingen tussen de gemeentehuizen. Het afstoten van gemeentehuizen Mill en Sint Hubert en Grave levert na het verrekenen van de huidige marktwaardes ,                                       de dekkingsreserves en de opgenomen boekwaarden een resultaat op van + € 3.442.018,–.                                             Nadere toelichting is beschikbaar in bijlage 5.3 van de rapportage.
• Scenario 2: ‘Alles onder één dak’ in Grave
• Uitgangspunten
  – Gebruik van huidige ruimten gemeentehuis Grave.
  – Aanvullend gebruik van verdiepingen 1 en 2, momenteel in gebruik door Mooiland.
  – Aanvullend gebruik van de ruimten die voorheen gehuurd werden door het BHIC.
  – Openen decentrale publieksfuncties in Cuijk en Mill en Sint Hubert. Decentrale
  publieksfuncties bestaan onder andere uit: raadszaal, vergaderruimte, publieksbalie,
  spreekkamer en aanverwante benodigde voorzieningen.
• Voorwaarden
  – Ruimten op verdiepingen 1 en 2 (in gebruik door Mooiland) moeten overgenomen worden.                                                     – Verbouwing met investeringswaarde van circa € 2.746.300,–3 om het gemeentehuis te
  verbouwen en geschikt te maken voor een flexfactor van 0,7.
  – Aanvullende investering van circa € 302.500,– voor het openen van de decentrale
  publieksfuncties in Cuijk en Mill en Sint Hubert.
  – Het tegen de taxatiewaarde kunnen afstoten van gemeentehuizen Cuijk en Mill en Sint
  Hubert.
• Resultaat
  – De exploitatiekosten voor CGM komen bij scenario 2 uit op circa € 940.262,– per jaar
  (exclusief reiskosten). Deze liggen daarmee lager dan het huidige niveau.
  Naar schatting kunnen de reiskosten met circa €55.000 omlaag gebracht worden naar
  €167.000,- per jaar en zal er circa 2 à 3 fte tijdswinst mogelijk zijn door het vervallen van
  de verkeersbewegingen tussen de gemeentehuizen.

1. Alle investeringskosten zijn door bouwkostenexperts van HEVO berekend.
2. Berekend door WOZ-taxateur van CGM. Deze bedragen zijn onder voorbehoud en afhankelijk van de verkoopbaarheid.
3. Alle investeringskosten zijn door bouwkostenexperts van HEVO berekend.

– Het afstoten van gemeentehuizen Mill en Sint Hubert en Cuijk levert na het verrekenen van de                       huidige    marktwaardes , de dekkingsreserves en de opgenomen boekwaarden een resultaat op van.                       + € 3.358.018,–. Nadere toelichting is beschikbaar in bijlage 5.3 van de rapportage.

Scenario 3: ‘Alles onder één dak’ nieuwbouw op een centrale locatie binnen CGM

Uitgangspunten

Nieuwbouwlocatie op centrale plek binnen CGM. Bijvoorbeeld een centrale locatie aan de N321.
Geen rekening gehouden met beschikbaarheid bouwgrond etc.
Openen van decentrale publieksfuncties in Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert.  Decentrale publieksfuncties bestaan onder ander uit: raadszaal, vergaderruimte, publieksbalie,
spreekkamer en aanverwante benodigde voorzieningen.

Voorwaarden
Beschikbaarheid van bouwgrond ten behoeve van nieuwbouw.
Nieuwbouw met een investeringswaarde van circa € 15.534.000,–3. Het verwerven en bouwrijp maken van grond is hierin deels opgenomen (€800.000). Afhankelijk van de precieze locatie en daar aan gekoppelde grondprijzen is op deze investeringswaarde                                                 een range tussen circa €15.734.000 en €16.034.000 van toepassing.
Aanvullende investering van circa € 453.750,– voor het openen van drie decentrale publieksfuncties in Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert.
Het tegen de taxatiewaarde kunnen afstoten van gemeentehuizen Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert.

Resultaat
De exploitatiekosten voor CGM komen bij scenario 3 uit op circa € 1.026.495,– per jaar (exclusief reiskosten). Hierin zijn de kapitaallasten voor het verwerven van bouwgrond deels opgenomen. Echter moet hier een range aan toegevoegd worden, afhankelijk van
de kosten voor grondverwerving etc. zullen de exploitatielasten voor dit scenario tussen €1.033.495 – €1.043.995 liggen. Deze liggen daarmee lager dan het huidige niveau. Naar schatting kunnen de reiskosten met circa €55.000 omlaag gebracht worden naar
€167.000,- per jaar en zal er circa 2 à 3 fte tijdswinst mogelijk zijn door het vervallen van de verkeersbewegingen tussen de gemeentehuizen.
Naar schatting kunnen de reiskosten met circa €55.000 omlaag gebracht worden naar €167.000,- per jaar en zal er circa 2 à 3 fte tijdswinst mogelijk zijn door het vervallen van de verkeersbewegingen tussen de gemeentehuizen.
Het afstoten van gemeentehuizen Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert levert na het
verrekenen van de huidige marktwaardes , de dekkingsreserves en de opgenomen
boekwaarden een resultaat op van + € 5.202.018,–. Nadere toelichting is beschikbaar in
bijlage 5.3 van de rapportage.

Scenario 4: “Alles onder een dak”. Nieuwbouw op een locatie binnen een van de kernen van CGM.

Uitgangspunten
Nieuwbouw op een locatie binnen één van de kernen van CGM (Cuijk, Grave of Mill en
Sint Hubert).
Geen rekening gehouden met beschikbaarheid bouwgrond etc.
Openen van decentrale publieksfuncties in de twee andere kernen. Decentrale
publieksfuncties bestaan onder andere uit: raadszaal, vergaderruimte, publieksbalie,
spreekkamer en aanverwante benodigde voorzieningen.

Voorwaarden
Beschikbaarheid van bouwgrond ten behoeve van nieuwbouw.
Nieuwbouw met een investeringswaarde van circa € 15.534.000,–3. Het verwerven en
bouwrijp maken van grond is hier deels in opgenomen (€800.000). Afhankelijk van de
precieze locatie en daar aan gekoppelde grondprijzen is op deze investeringswaarde een range tussen circa €15.734.000 en €16.034.000 van toepassing.
Aanvullende investering van circa € 302.500,– voor het openen van twee decentrale
publieksfuncties in de andere twee kernen.
Het tegen de taxatiewaarde kunnen afstoten van gemeentehuizen Cuijk, Grave en Mill enSint Hubert.

Resultaat
De exploitatiekosten voor CGM komen bij scenario 4 uit op circa € 950.160,– per jaar
(exclusief reiskosten). Echter moet hier een range aan toegevoegd worden, afhankelijk
van de kosten voor grondverwerving etc. zullen de exploitatielasten voor dit scenario
tussen €957.160 – €967.160 liggen Deze liggen daarmee lager dan het huidige niveau.
Het afstoten van gemeentehuizen Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert levert na het
verrekenen van de huidige marktwaardes , de dekkingsreserves en de opgenomen
boekwaarden een resultaat op van + € 5.202.018,–.

Conclusies

Wanneer we de vergelijking maken met de huidige situatie dan is zichtbaar dat bij scenario 1
(huisvesting in Cuijk) de jaarlijkse exploitatielast licht zal toenemen (exclusief reiskosten). Deze
toename ontstaat met name vanuit de inkomstenderving van het verhuurkantoor en een stijgende
kapitaallast vanwege de nieuwe investeringen (oa voor het in stand houden van bestuurscentra in
de andere gemeenten).

Scenario 2 (huisvesting in Grave) lijkt na dit onderzoek het meest gunstig. De jaarlijkse
exploitatielast daalt hierbij met circa € 265.348,– ten opzichte van het huidige niveau (exclusief
reiskosten). Deze daling komt voornamelijk voort uit het verdwijnen van de grote kapitaallast                                op het gemeentehuis van Cuijk en de huurkosten van het dienstencentrum.
Bij beide scenario’s kunnen de vereiste investeringskosten gecompenseerd worden met het
resultaat van het afstoten van twee gemeentehuizen. Belangrijke opmerking hierbij is de
onzekerheid rondom de verkoopbaarheid van dergelijke relatief grote objecten binnen kleine
gemeenten.

Bij scenario’s 3 en 4 betreft het nieuwbouw met in beide gevallen een hoge initiële investering.
Deze investering kan deels gecompenseerd worden met het afstoten van alle drie de
gemeentehuizen, echter blijft er in dat geval nog altijd een investering openstaan van circa
€ 11.000.000,–. Daarentegen wordt er wel een winst geboekt op de jaarlijkse exploitatiekosten; in beide scenario’s tussen de € 150.000,– en € 250.000,– minder dan in de huidige situatie.

In de motie die als aanleiding diende voor het onderzoek is een potentiële besparing in jaarlijkse lasten van€ 500.000,- genoemd. Het onderzoek laat zien welke besparing er met elk scenario te behalen is. Daarbij
zijn de veranderingen in reiskosten en –tijd wel in cijfers uitgedrukt, maar niet meegenomen in de totale
jaarlijkse last. De reden hiervoor is dat de verdeling tussen woon-werk- en werk-werkverkeer op basis van
de beschikbare data niet exact te maken is. Wanneer echter gekeken wordt naar ervaringscijfers uit de
praktijk in combinatie met een onderzoek binnen CGM naar werken binnen de drie locaties, dan valt een
tijdsbesparing van tussen de 2 en de 3 fte te verwachten. Deze besparing is niet omgezet in euro’s, omdat niet aangenomen kan worden dat het gemiddelde tarief hierop van toepassing is (maw: onvoldoende
duidelijk welke medewerkers in welke schaalniveaus de reistijd hebben gemaakt). Deze besparing geldt
voor elk van de vier scenario’s, maar is gebaseerd op een aantal aannames (zoals aantal dienstreizen per
persoon en gemiddelde reistijd van werkplek naar werkplek) en niet op geregistreerde data.