Raad gaat werkwijze vernieuwen. Tussenstand.
Samenvatting voorstel.
De leden van de gemeenteraad hebben aangegeven dat ze de werkwijze van de raad willen verbeteren. De volgende vier doelen zijn gesteld:
1. De raad wil meer aan de voorkant betrokken worden.
2. De raad wil de inwoners van Grave meer betrekken bij de eerste fase: beeldvorming.
3. Efficiëntere vergaderingen met meer oordeelsvorming in de commissievergaderingen waarbij er ruimte is om de dialoog met elkaar aan te gaan.
4. De werkdruk voor de raadsleden verlagen.
Deze doelen zijn gezamenlijk uitgewerkt in het document: ‘De werkwijze gemeenteraad Grave 2019-2022’
en vertaald in het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies. De fracties hebben op de concepten een reactie kunnen geven. Tijdens het fractievoorzittersoverleg op 8 januari wordt bekeken of
deze reacties nog consequenties hebben voor het uiteindelijke voorstel.
Voorstel besluit.
1. De werkwijze gemeenteraad Grave 2019-2022 vast te stellen.
2. Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Grave
2019 vast te stellen.
3. De verordening op de raadscommissies Grave 2019 vast te stellen.
Financiële consequenties
N.v.t.
Wettelijk kader en beleidskader
Artikel 16 en 82 Gemeentewet
Communicatie en participatie
Een uitleg van de werkwijze wordt na vaststelling door de gemeenteraad opgenomen op het raadsgedeelte van de website en op de gemeentepagina.
Toelichting op het voorstel
Inleiding
In het presidium van 9 januari 2018 stond de notitie ‘Te bespreken punten in aanloop naar de
gemeenteraadsverkiezingen 2018’ op de agenda. Hierin zijn onderwerpen opgenomen waar de afgelopen
jaren suggesties tot verbetering zijn gedaan. Afgesproken werd dat de onderwerpen waar een meerderheid voor was aan de raad van 13 maart 2018 werden voorgelegd in de vorm van werkafspraken en
aanpassingen in het Reglement van Orde, de verordening op de raadscommissies en de verordening op deauditcommissie. Dit agendapunt is in de raadsvergadering op 13 maart aangehouden.
Nadat de nieuwe raad van start is gegaan na de gemeenteraadsverkiezingen ontstond de wens om
gezamenlijk de werkwijze te bespreken. Daarom is op 11 september 2018 een werkbijeenkomst
georganiseerd voor de raadsleden waar ze onder leiding van een gespreksleider van debat.nl de volgende
vier thema’s hebben besproken:
Thema 1: De raad is de lead. Zijn we als gemeenteraad van Grave de sturende partij, en bepalen we
voldoende onze eigen agenda en werkwijze?
Thema 2: Wat doen we wanneer? Is ons huidig model nog helder, en leidt onze werkwijze tot prettige en
effectieve vergaderingen?
Thema 3: De rol van onze inwoners. Zijn inwoners op dit moment goed betrokken bij het politieke proces
van de raad?
Thema 4: Werkdruk. Vinden we de werkdruk voor de raad acceptabel?
Van dit overleg is een verslag gemaakt, dat later weer verwerkt is in de werkwijze van de gemeenteraad.
Daarnaast heeft de raad op 15 mei de aanpassing van de verordening auditcommissie vastgesteld, zodat
voortaan ook commissieleden kunnen deelnemen aan de auditcommissie. Op 8 oktober hebben raads- en
commissieleden gesproken over de rol en taken van de auditcommissie. Dit is ook verwerkt in de nieuwe
werkwijze.
Van 16 november tot en met 2 december konden fracties reageren op de documenten. Zes fracties hebben een reactie gegeven (Keerpunt 2010 wegens ziekte fractievoorzitter niet). Deze reacties zijn samengevat in de bijlage ‘Ontvangen inbreng van de fracties op werkwijze gemeenteraad Grave 2019-2022, december
2018’ aan het raadsvoorstel toegevoegd.
Voorgestelde beslissing(en) met argumenten en afwegingen
Door het vaststellen van de werkwijze gemeenteraad Grave 2019-2022 en de uitwerking hiervan in het
reglement van orde en de verordening op de raadscommissies stelt de raad kaders voor zijn
werkzaamheden voor de komende periode. Dit schept duidelijkheid naar elkaar, het bestuur, de ambtelijke
organisatie en de inwoners en helpt om de gewenste doelen te bereiken.
Uitvoering, risico’s en evaluatie
De afgelopen periode is er al met succes geëxperimenteerd met de nieuwe werkwijze in de commissies en
de raad. Met de nieuwe vergaderkalender ontstaat er ook ruimte om aan de voorkant technische vragen te
stellen. Om de volgende stap te kunnen zetten, is het van belang dat de raad een (middel-)lange termijn
agenda gaat opstellen, zodat de raad meer grip krijgt op zijn agenda.
Om grip te houden op de uitvoering, is het belangrijk dat de fractievoorzitters ieder half jaar met elkaar
spreken over de voortgang en bekijken of eventuele bijstellingen noodzakelijk zijn. Dit zal door de griffie worden ingepland.
Ontvangen inbreng van de fracties op werkwijze gemeenteraad Grave 2019-2022, december 2018:
LPG:
Geen splitsing tussen agendacommissie en fractievoorzittersoverleg.
Reactie griffie / mogelijke aanpassing:
Meerdere fracties geven dit aan. Bespreken in fractievoorzittersoverleg 8 januari 2019.
CDA:
1. Het CDA omarmt het BOB-model en vindt dat per onderwerp de beste wijze van behandelen gekozen dient te worden. De werkwijze van de gemeente Lingewaard spreekt ons op onderdelen zéér aan (https://ris.ibabs.eu/raad-
lingewaard/commissies/politieke-avond-en-inforonde/).
2. Wij steunen de beperking van het aantal werkbijeenkomsten en de combinatie van twee thema’s (van elk maximaal één uur) per avond. Het is goed als presentaties géén samenvattingen zijn van aangeleverde stukken. Als een onderwerp zich ervoor leent, vinden wij locatiebezoeken (als werkbijeenkomst) een goed idee. Als commissieleden mogen aanschuiven, graag duidelijk vermelden. Als het gaat over externe werkbijeenkomsten, is het belangrijk dat we weten wat we mogen verwachten.
3. Vragen dienen, als het aan ons ligt, uiterlijk om 12.00 uur schriftelijk ingediend te zijn bij de griffie. Alleen vragen die actueel, urgent of van politiek belang zijn, worden mondeling aan de orde gesteld in de commissie- of raadsvergadering. Dat oordeel is aan betreffende voorzitter (ondersteund door de griffier). Het is belangrijk dat het
college zich goed kan voorbereiden op vragen. Als een commissie- of raadslid het niet eens is met het oordeel van de voorzitter, kan hij dit kenbaar maken bij de vaststelling van de agenda. Het is, vinden wij althans, een slechte zaak als de vragenronde driekwartier tot een uur duurt en daarmee een goede, inhoudelijke bespreking van (grote) onderwerpen (met in- en medespraak van burgers in de commissies) onbedoeld beperkt.
4. Wij vinden het openbare karakter van (met name raads-)vergaderingen belangrijk. Een argeloze burger op de publieke tribune moet de discussie inhoudelijk kunnen volgen. Het is vaak zo dat wij elkaars standpunten en argumenten kunnen dromen, maar de gasten van de commissie of – vooral! – de Raad (op de tribune) dienen
‘meegenomen’ te worden. Dat lukt ook beter als een spreker niet zittend op zijn zetel, maar staande achter het spreekgestoelte het woord richt (via de voorzitter, tot de raad en de bevolking). Bij de Algemene Beschouwingen is dat reeds gebruikelijk. Interrupties zijn uiteraard mogelijk. Een aparte interruptiemicrofoon zou het debat verlevendigen, maar is niet erg praktisch in deze raadszaal. Het staand spreken kan facultatief zijn.
5. Interrupties zijn korte vragen aan de spreker van het moment. Wij willen het
voorbeeld van de Tweede Kamer volgen: interruptie, vervolgvraag en indien de
voorzitter het nodig acht (voor het inhoudelijke debat) een derde. Lange interrupties
die eigenlijk een betoog zijn, graag vermijden.
6. Invoering van het BOB-model maakt het raadsdebat efficiënter. Het vooraf indien van moties of amendementen is niet noodzakelijk. De eerste termijn kan benut worden om de raad dan wel het college te overtuigen. Als dat niet lukt en een uitspraak van de raad wordt nodig geacht, kan een motie of (sub-)amendement ingediend worden.
De tweede termijn is daarom kort en krachtig en eigenlijk beperkt tot het indienen van een motie dan wel amendement. Omdat de centrale vraag in commissievergaderingen wordt “wat is het beste voorstel voor …”, wordt dán al duidelijk welke wijzigingen wenselijk zijn. Tegen alle Graafse gebruik in, kan het college zelf besluiten het voorstel te wijzigen, in te trekken. Ook kunnen fracties dán al een amendement aankondigen. Dat kan natuurlijk gewoon in de eerste termijn van de raad meegenomen worden.
Reactie griffie / mogelijke aanpassing:
3. In de werkwijze proces vragen stellen opnemen in document. 4. Keuze raad. 5. Kan opgenomen worden in werkwijze, zodat de voorzitters hierop kunnen sturen. 6. Keuze raad.
VPGrave: VPGrave kan zich vinden in de omschreven nieuwe werkwijze van de raad.
VVD: Akkoord met nieuwe werkwijze. Geen opmerkingen. Vindt het wel van belang dat er geëvalueerd wordt.
Reactie griffie / mogelijke aanpassing:
Evaluatie opgenomen in raadsvoorstel, iedere half jaar in fractievoorzittersoverleg bespreken.
D’66:
1. Wij vinden het positief dat er meer nadruk komt op een echt gesprek over standpunten, argumenten en afwegingen in plaats van formele gespreksprocedures. Het schriftelijk afhandelen van technische/informatieve vragen zal daarbij helpen.
2. De aangegeven termijn voor het indienen van schriftelijke vragen vinden we echter niet realistisch. Een week voor de commissie alle vragen aanleveren gaat niet lukken, gegeven de benodigde voorbereidingstijd van de fractie. Zeker niet voor de commissie Ruimte die in de week na de agendacommissie al plaatsvindt; die stukken zijn pas een week tevoren beschikbaar. Een praktisch alternatief is om bv tot een week voor de raadsvergadering de gelegenheid te geven om schriftelijke vragen in te dienen.
3. Met de opmerking dat vragen die de vrijdag voor een commissievergadering nog niet zijn ingediend, niet voor die vergadering kunnen worden beantwoord. En dat vragen altijd uiterlijk de maandag voor de raadsvergadering zijn beantwoord.
4. Verder hechten wij eraan dat de taakverdeling tussen college en raad wordt aangehouden conform het dualistisch stelsel. De nieuwe werkwijze moet er niet toe leiden dat de focus alleen komt te liggen op discussie tussen fracties. De vergaderingen van raad en commissies zijn immers primair bedoeld voor een gesprek van raads/commissieleden met de verantwoordelijke wethouders over hun voorstellen en plannen. Het college moet haar plannen toelichten en verantwoorden. Het gesprek tussen raad/commissies en college staat dus centraal, en niet het gesprek tussen fracties. Dat moet wat ons betreft expliciet in de werkwijze worden opgenomen.
5. Wij kunnen deze vraag niet goed plaatsen in relatie tot het bestuursakkoord, dat nog maar net is vastgesteld. De relatie met burgerparticipatie zoals aangegeven in de nieuwe werkwijze begrijpen wij ook niet. Wat is de achterliggende gedachte hierbij?
Reactie griffie / mogelijke aanpassing:
2. Met de vergaderkalender van 2019 ( agendacommissie, werkbijeenkomst en dan pas de commissies) is er meer ruimte ontstaan voor de fracties om de vragen vooraf te stellen. 3. Afspraak is in de driehoek gemaakt dat de antwoorden uiterlijk op maandagmiddag voor de commissievergaderingen / raadsvergaderingen worden aangeleverd. Werkwijze vragen opnemen in document werkwijze. 4. Is mogelijk om op te nemen, rol college in de commissie: verduidelijken voorstel, in gesprek gaan met commissie hierover en verantwoording afleggen. Het doel van de commissie is oordeelsvorming en dat komt tot stand door het onderlinge gesprek (ook met het college, is opgenomen). 5. Wordt toegelicht tijdens fractievoorzittersoverleg op 8 januari 2019.
LLVCG:
Opmerking 1: Wij missen de positie van de (wettelijk verplichte) adviesorganen van de gemeente in de stukken.
Opmerking 2: De fractie Liberaal LVC Grave is teleurgesteld in de gang van zaken omtrent het proces van het bespreken van de werkwijze van de raad. Wij zien hierinen soort (ongewenste!) herhaling van wat er bij de start van deze raadsperiode is gebeurd: eerst wordt er een oplossing gepresenteerd (het college) en dan wordt er
nog eens nagedacht over wat nu eigenlijk het probleem/de uitdaging is (coalitieakkoord, bestuursakkoord). Dit is niet de juiste volgorde. We moeten eerst met elkaar goed kijken voor welke uitdagingen we staan. Daaruit volgt dan zoiets als dat wat nu voor ons ligt.
Opmerking 3: De Raad moet veel beter haar eigen positie bewaken ten opzichte van het College van burgemeester en wethouders; en daarbij ook keuzes durven te maken die het College wellicht niet welgevallig zijn. Om de democratie te waarborgen is het mogelijk om ook amendementen aan te brengen op bijlagen bij besluiten.
Opmerking 4: De fractie van Liberaal LVC Grave zou graag een duidelijk boekje willen met de werkwijze van de raad en commissies naar analogie zoals dat ook is gemaakt voor Rotterdam.
Opmerking 6: Liberaal LVC Grave wil eerst een uitgebreide discussie over wat voor raad we willen zijn en een contourschets van de kernendemocratie alvorens we vast gaan leggen middels doelen en/of ambities op welk moment inwoners bij ons “welkom’ zijn.
Opmerking 7: Liberaal LVC Grave is van mening dat in dit stadium nog niet gesproken kan worden over ‘efficiency’ of optimalisering, aangezien we een proces ingaan waarbij we juist op zoek gaan naar verandering, met name op het gebied van de kernendemocratie/participatie.
Opmerking 9: Het stoort onze fractie dat er soms bij werkbijeenkomsten van de raad te strikte scheiding wordt gemaakt tussen raadsleden/commissieleden. Dit verschil zou per direct moeten worden opgeheven, met de restrictie dat er per fractie nooit meer mensen aan tafel kunnen zitten dan het aantal raadszetels dat die fractie heeft.
Opmerking 10: Zet de griffie in zodat er minder bespreekpunten zijn bij procedurele vergaderingen. De griffier bereid de wijze van afhandeling voor van procedurele zaken (planning incl. raadsvergaderingen, vragen voor vragenuurtje) en alleen bij bezwaar wordt dit alsnog besproken op die punten waar bespreking noodzakelijk is.
Reactie griffie / aanpassing:
3. De raad kan het achterliggende beleidsstuk amenderen als het raadsbesluit voorligt om dit vast te stellen, zoals onlangs is gebeurdbij het inkoopbeleid. Het is niet wenselijk dat de raad de andere bijlagen kan amenderen, omdat dit bijlagen zijn van het college ter onderbouwing van het raadsvoorstel. 4. Met de huidige uren op de griffie is dit niet te realiseren. Ter vergelijking de raad van Rotterdam heeft 45 leden en heeft een heel team van griffiemedewerkers. Uiteraard is in het raadsvoorstel wel opgenomen om, na vaststelling, hierover informatie op te nemen op de website en in de gemeentepagina. 7. Er is een verschil tussen raads- en commissieleden en het is van belang in de kader van de rolzuiverheid dit onderscheid daar waar het noodzakelijk is te maken. 8. Uiteraard wil de griffie ondersteunen. De griffie heeft een voorkeur om als agendacommissie bij elkaar te komen om zaken af te stemmen en niet alles via mail te doen, omdat er dan bij diverse antwoorden veel meer afstemming nodig is. Ook het voorstel voor afdoening van vragen in de commissie heeft niet de voorkeur van de griffie.