Goed gejat van Schijndel. Gezien op hun prima website! Raad van Grave ook op bezoek in Oss en Nijmegen?
VERSLAG WERKGROEP VERBETERING LOKAAL BESTUUR VAN 5 FEBRUARI 2015
Aanwezig:
Voorzitter mevrouw B. van den Oetelaar – Roeffen
Griffier mevrouw F. van Kessel – van Erp
Leden de heer M. van der Aalsvoort (DORP-ABS)
de heer J. van Gerwen (CDA)
de heer L. Gevers (PvdA)
de heer E. Witlox (college)
de heer W. van Rosmalen (MT)
notulist: mevrouw H. Neggers
Afwezig:
Leden: de heer R. Merks (SP)
1. Opening en welkom
De voorzitter opent de bijeenkomst en heet iedereen welkom.
2. Mededelingen
De voorzitter merkt op dat de heer Van der Aalsvoort mevrouw Ulehake vervangt en dat de heer Gevers de heer Oegema vervangt. Zij zegt dat de heer Merks zich heeft afgemeld. Voor hem is er geen vervanger.
3. Vaststelling van de agenda
De werkgroep stelt de agenda ongewijzigd vast.
4. Vaststelling verslag bijeenkomst 20 november 2014
Het verslag van de bijeenkomst van 20 november 2014 wordt ongewijzigd vastgesteld.
Naar aanleiding van het verslag merkt de voorzitter op dat de burgemeester eraan hecht dat er jaarlijks een themadag integriteit raadsleden wordt georganiseerd.
5. Overzicht van actiepunten – toezeggingen
De voorzitter vraagt of actiepunt 2, vertrouwen in burgers, hoge prioriteit heeft, gelet op de volle agenda van raad en commissie. De griffier licht toe dat het een openstaand actiepunt is van de vorige raadsperiode. Vanuit de griffie is de vraag gesteld of aan dit punt een dusdanig hoge prioriteit moet worden gegeven dat er op korte termijn een bijeenkomst met dit thema moet worden ingepland. Het kost veel tijd en energie om het op te pakken en er moet daarom voldoende draagvlak zijn. De werkgroep besluit om dit punt nu niet op te pakken, maar om het mee te nemen richting de nieuwe gemeente. De voorzitter constateert dat dit punt kan worden
afgevoerd. De werkgroep neemt verder kennis van het overzicht van actiepunten – toezeggingen.
6. Verbetertraject commissievergaderingen
De griffier licht toe waarom de memo verbetertraject commissievergaderingen is opgesteld. Zowel commissie als collegeleden moeten erop letten dat toezeggingen, suggesties en antwoorden SMART geformuleerd worden, zodat het duidelijk is hoe deze moeten worden geïnterpreteerd. De voorzitter moet hier scherp op toezien.
Vanuit de commissie worden veel suggesties gedaan, maar vaak zijn deze niet concreet genoeg om daar meteen iets mee te kunnen doen. De werkgroep is het ermee eens dat er in een dergelijk geval wordt teruggekoppeld naar een volgende commissievergadering in plaats van het onderwerp terug te laten komen in het presidium.
2 Het is de rol van de voorzitter om de vraag te stellen of alles helder is en of de voorgestelde samenvattende conclusies goed zijn verwoord. De voorzitter kijkt of er toezeggingen zijn gedaan en welke acties er worden ondernomen.
De werkgroep stemt in met de in de memo genoemde verbeterslagen voor commissievergaderingen. Deze gelden ook voor andere gremia, zoals de raad aldus de griffier.
7. Gebruik van instrumenten raad (moties/amendementen)
De werkgroep heeft kennisgenomen van de memo gebruik van instrumenten raad. De griffier zegt toe de formats voor het opstellen van een amendement of motie gebruiksvriendelijker te maken.
8. Raadscontrole over samenwerkingsverbanden
Op verzoek van de werkgroep zijn de vergaderschema’s van de gemeenschappelijke regelingen aangeleverd zodat de raadsleden via de website kunnen zien welke stukken geagendeerd zijn bij het AB en waarover zij
geïnformeerd willen worden. Vanuit de werkgroep wordt aangegeven dat de raad de verantwoordelijkheid heeft om te vragen om informatie, maar dat dit in de praktijk niet altijd goed werkt en dat de taak van de vertegenwoordiger om de raad te informeren belangrijker is.
De afspraak is dat kadernota’s en conceptbegrotingen aan de raad worden voorgelegd. In het presidium wordt besproken of de kadernota’s van de gemeenschappelijke regelingen in commissieverband in het bijzijn van vertegenwoordigers aan de orde gesteld worden. Dit kan per kadernota beoordeeld worden. Vanuit de werkgroep wordt de suggestie gedaan om in de commissie de kadernota’s in parallelsessies te bespreken. Het is de vraag of en hoe de raad gezamenlijk via een amendement een zienswijze formuleert. De werkgroep stemt in met de reactie, zoals verwoord in de memo raadscontrole op samenwerkingsverbanden.
Deze reactie zal teruggekoppeld worden naar het college. De werkgroep neemt verder kennis van de diverse vergaderschema’s en de voorgestelde werkwijze om te komen tot afspraken met de gemeentelijke vertegenwoordigers.
De voorzitter constateert dat de afspraak is gemaakt om in het presidium van 9 februari a.s. te bespreken of er in de commissie met deelsessies aan de slag kan worden gegaan met de kadernota’s die geagendeerd staan voor 12 maart a.s. De werkgroep is er in principe voorstander van om de kadernota’s in kleiner verband te behandelen.
9. Mogelijkheden verbetering functioneren ambtelijke organisatie
Tijdens de vorige bijeenkomst van de werkgroep is een oproep gedaan om te komen met voorstellen voor verbetering van het functioneren van de ambtelijke organisatie. Er zijn geen ideeën aangeleverd. Vanuit de werkgroep wordt de suggestie gedaan voor een vast aanspreekpunt in de ambtelijke organisatie per onderwerp.
De secretaris geeft aan dat de afdelingshoofden primair aanspreekbaar zijn en dat hij deze lijn zo wil handhaven.
Wanneer er een naam onder een stuk staat, kan die persoon ook rechtstreeks benaderd worden. Schriftelijke vragen worden via de medewerker in de organisatie die met die zaak bezig is door het college beantwoord. Het gebeurt zelden dat mensen mondeling aangesproken worden. De secretaris zegt dat eventuele aandachtspunten of suggesties over verbetering functioneren ambtelijke organisatie aan hem doorgegeven kunnen worden. Vanuit de werkgroep wordt verzocht om ook suggesties vanuit de organisatie aan de werkgroep door te geven. De secretaris zegt dat dit in dat geval via de griffie gebeurt. De voorzitter constateert dat de afspraak is dat iedereen elkaar van nieuws op de hoogte houdt.
10. Live-uitzending raadsvergaderingen
De werkgroep merkt op dat het om een behoorlijk bedrag en tijdsinvestering gaat en adviseert om dit punt mee te nemen in het fusietraject en te bekijken hoe dit in de besturingsfilosofie en de vergaderstructuur van de nieuwe gemeente past. De voorzitter constateert dat dit punt van de actielijst kan worden afgevoerd.
11. Overzicht verschillende vergadervormen
Er zijn veel enthousiaste reacties over het werkbezoek aan de gemeente Nijmegen. De werkgroep neemt het overzicht van nieuwe vergadervormen voor kennisgeving aan en doet vooralsnog geen uitspraak over betere, passende werkvormen, dit in afwachting van de uitkomsten van de evaluatie van de
werkbezoeken aan Nijmegen en Oss en het op te starten verbetertraject ten aanzien van de commissievergaderingen.
De griffier stelt voor om de uitkomsten van evaluatie van de werkbezoeken terug te laten komen in de werkgroep. De werkgroep stemt hiermee in. De voorzitter constateert dat het onderwerp te zijner tijd terugkomt op de agenda.
12. Gebruik social media
De werkgroep gaat akkoord met het hanteren van de drie in de memo ‘gebruik social media’ genoemde regels. Iedereen kan elkaar aanspreken op niet-integer gedrag. Eenmalig zullen de raads- en commissievoorzitter een mededeling doen over de gemaakte afspraak en hierbij aangeven dat verwacht wordt dat iedereen zich hieraan zal houden. De griffier zegt toe dat zij het met de voorzitters zal opnemen om deze mededeling te doen. De werkgroepleden communiceren de gemaakte afspraak binnen de eigen fractie. De voorzitter constateert dat het punt naar aanleiding van een incident kan terugkomen op de agenda.
13. Rondvraag
• De heer Gevers zegt dat het voor een goed debat nodig is dat mensen elkaar kunnen aankijken. Hij vraagt of het met het oog daarop mogelijk is de opstelling in de raadszaal te wijzigen. De griffier geeft aan dat dit niet mogelijk is.
• De griffier merkt op dat er nog geen datum is gepland voor de volgende bijeenkomst. De werkgroep komt tot het voorstel voor een nieuwe bijeenkomst op dinsdag 26 mei om 19.30 uur. Dit wordt aldus vastgelegd.
14. Sluiting
De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de bijeenkomst.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 26 mei 2015,
De griffier, De voorzitter,
F. van Kessel – van Erp B. van den Oetelaar – Roeffen
ACTIELIJST BIJEENKOMST 5 FEBRUARI 2015
Nr. Onderwerp Actie Door
1. Format voor het opstellen van amendement of motie
Formats in iBabs gebruiksvriendelijker maken. Griffier
2. Raadscontrole samenwerkingsverbanden
• Reactie van de werkgroep terugkoppelen naar het
college;
• Afspraken maken met gemeentelijke
vertegenwoordigers over of en hoe tijdig de
vergaderstukken ter kennis worden gebracht aan de
raad;
• De gemaakte afspraken terugkoppelen naar de
werkgroep VLB.
• Secretaris
• Griffier
• Griffier
3. Evaluatie werkbezoeken
Nijmegen en Oss
Uitkomsten terug laten komen in werkgroep VLB. Griffier
4. Regels gebruik social media • Met voorzitters opnemen om over afspraak
mededeling te doen;
• Afspraak binnen de fractie communiceren.
• Griffier
• Leden