De Gelderlander: “De tijd dringt voor Grave en Mill”.

GraverMaat: De Gelderlander schrijft over de brief van de colleges van Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis aan de colleges van Grave en Mill.

Onder de kop: “De tijd dringt voor Grave en Mill.” schrijft journalist Herman Wissink o.a. “Grave en Mill wordt aangeboden gebruik te maken van het ambtelijke apparaat van Land van Cuijk”

In de Graafse IBabs is de ingekomen brief te lezen van de colleges van Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis aan de colleges van Grave en Mill.

De brief wordt ondersteund met een “oplegbrief” regiemodel.

In de brieven is o.a. te lezen dat er opnieuw over fusie gesproken kan worden na de eerste regeerperiode. Dus pas in 2026

!!! Na uren knippen en plakken en tekst aanpassen zijn de vele pagina’s terug te lezen.

Ik ben reuze benieuwd hoe college en raad voor eind december op dit gedegen stuk gaan reageren.

De Gelderlander:

De tijd dringt voor Grave en Mill

Willen de gemeenten Grave en Mill en Sint Hubert nog op enige wijze onderdeel uitmaken van de nieuw te vormen gemeente Land van Cuijk, zullen ze dat voor de kerstdagen kenbaar moeten maken.

‘Indien wij op korte termijn niet samen de stap zetten naar bestuurlijke fusie of ambtelijke integratie, dan kan daar wat ons betreft pas weer sprake van zijn in de tweede bestuursperiode na de herindeling van 2022. Oftewel na de volgende gemeenteraadsverkiezingen van vier jaar later.’ Dat schrijft de Cuijkse burgemeester Wim Hillenaar als voorzitter van de stuurgroep gemeente Land van Cuijk in oprichting aan de colleges van burgemeester en wethouders van Grave en Mill.

Grave en Mill wordt aangeboden, als het niet tot een fusie komt, gebruik te gaan maken van het ambtelijke apparaat van Land van Cuijk.

De datum van 24 december wordt als deadline aangehouden, omdat dat ook de uiterste datum is dat belanghebbenden zienswijzen kunnen insturen.

De brieven die verstuurd zijn aan de colleges van Grave en Mill.

Betreft: randvoorwaarden regiemodel

Aan: Colleges van B&W van de gemeenten Mill en Sint Hubert en Grave..

Cuijk/Boxmeer/Sint Anthonis, 1 november 2019

Geachte colleges,
Maandag 28 oktober jl. hebben de gemeenteraden van Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis het herindelingsontwerp ‘Prachtig en Krachtig vanuit onze kern’ vastgesteld, zoals wij u per brief van 29 oktober jl. hebben laten weten en waarin wij u uitnodigen voor een bestuurlijk gesprek over dit ontwerp.

Naast het formele traject van zienswijzen dat loopt tot en met 24 december 2019 zijn wij ook met u – de colleges van de gemeenten Grave en Mill en Sint Hubert – in gesprek over de te vormen ambtelijke organisatie in het Land van Cuijk vanaf datum herindeling: 1 januari 2022.

In onze brief van 12 september 2019 stelden wij u in kennis van ons bestuurlijk voornemen om te kiezen voor een eigenstandige ambtelijke organisatie voor de nieuw te vormen gemeente Land van Cuijk, omdat deze variant het beste het belang van de nieuw te vormen gemeente dient.

Onze gemeenteraden hebben 28 oktober jl. deze denkrichting bekrachtigd.
Wij zullen een slagvaardige ambtelijke organisatie gaan vormen, die in staat is om zelfstandig de maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities te realiseren, onder andere door voldoende strategische denkkracht aan zich te binden, een professionele en efficiënte uitvoering en bedrijfsvoering te organiseren en voldoende ruimte in te bouwen voor het daadwerkelijk realiseren van verbinding met de dorpen in het gebied.

Wij benadrukten in ons schrijven graag te willen blijven samenwerken binnen het Land van Cuijk, in het belang van onze krachtige regio, onze medewerkers en dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en organisaties.

Vanuit ons gezamenlijke belang om goed te zorgen voor álle ambtenaren in het Land van Cuijk, gaven en geven wij dan ook aan graag bereid te zijn om vanuit de nieuwe gemeente Land van Cuijk ambtelijke diensten te verlenen aan de autonome gemeentebesturen van Grave en/of Mill en Sint Hubert, op basis van een dienstverleningsovereenkomst.

Wij begrijpen inmiddels dat uw gemeentebesturen zich beraden over de te maken keuze voor de toekomstige positionering van de ambtelijke ondersteuning van u als autonome gemeentebesturen. In ieder geval heeft de gemeente Mill en Sint Hubert daartoe een procesbegeleider aangetrokken.

Wij denken dat het van groot belang is dat deze procesbegeleider in de verkenning van de voorliggende ambtelijke varianten, die met de inkoop van ambtelijke diensten bij onze nieuwe gemeente te maken kunnen hebben, in een vroegtijdig stadium afstemming zoekt met ons.

Dit om misverstanden over de veelheid aan mogelijke beelden bij een ‘regiemodel’ te voorkomen en de kans van slagen op een ambtelijke
krachtenbundeling en succesvolle werking daarvan te vergroten.

De vormgeving van een regiemodel mag uit ons wederzijdse belang niet ten koste gaan van de efficiency en slagkracht van onze nieuwe organisatie.

Als stuurgroep CBA stellen wij daarom, als mogelijk opdrachtnemer, randvoorwaarden aan deze vorm van ambtelijke dienstverlening, wij werken deze randvoorwaarden momenteeluit in een bestuurlijk discussiememo. Wij zullen u van deze memo zo spoedig mogelijk in kennis stellen.

Vooruitlopend daarop nodigen wij de procesbegeleider van het college van Mill en Sint Hubert én een vertegenwoordiger namens het college van Grave van harte uit om het gesprek aan te gaan met onze procesbegeleider, de heer Stan van de Laar. Hij kan u alvast in een persoonlijk gesprek meer inzicht geven in de CBA-beelden bij een regiemodel en de daarin geldende randvoorwaarden.

Met vriendelijke groet,
Namens de stuurgroep CBA,

mr. W.A.G. Hillenaar
voorzitter

Oplegbrief bij notitie uitgangspunten regiemodel.

Stuurgroep gemeente Land van Cuijk i.o.

Geachte colleges van burgemeester en wethouders van Mill en Sint Hubert en Grave,

Zoals bekend; de gemeenten Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis werken aan een herindeling per 1 januari 2022. Het door de colleges en raden van deze gemeenten vastgestelde herindelingsontwerp is u
inmiddels toegezonden ter kennisname en eventuele zienswijzen.

Naast de bestuurlijke en inhoudelijke verbinding die we als gemeenten in het Land van Cuijk kennen en in stand houden na datum herindeling, staan we samen voor het vraagstuk inzake de positionering van de ambtelijke capaciteit/organisaties binnen onze regio.

In ons herindelingsontwerp, hoofdstuk 5, heeft u kennis kunnen nemen van het feit dat de gemeente  Land van Cuijk i.o. een eigen ambtelijke organisatie vorm gaat geven. Dit geheel in lijn met de naar
aanleiding van onze eerdere bestuurlijke besprekingen aan u gezonden brief d.d. 12 september jl.

Daarbij doen wij het aanbod aan de autonome gemeentebesturen van Mill en Sint Hubert en Grave om hun ambtelijke capaciteitsbehoefte (deels) rechtspositioneel onder te brengen in deze nieuw te vormen ambtelijke organisatie en daarvan diensten/producten af te nemen, op basis van een
dienstverleningsovereenkomst waarin afspraken zijn gemaakt over een vooraf met elkaar bepaalde kwaliteit en prijs. We duiden dit concept als een ‘regiemodel’.

Mede op uw verzoek geven wij, de stuurgroep gemeente Land van Cuijk i.o. in nauwe afstemming met hun colleges van B&W, u met bijgevoegde notitie een eerste beeld van de keuzeopties (‘knoppen’) in de vormgeving en inrichting van een dergelijk regiemodel.

Daarbij staan wij er zeker voor open om deze opties met u nader te verkennen, uw beelden en verwachtingen daarbij te bespreken en onze voorwaarden daarin nader te duiden. Onze voorwaarden
hebben wij op enkele plaatsen in deze notitie reeds opgetekend om u daarvan vroegtijdig een transparante indruk te geven.

In alle gevallen zijn onze voorwaarden erop gericht de complexiteit van het regiemodel te reduceren, ten gunste van ons als gemeentebesturen en onze medewerkers. Wij onderschatten deze complexiteit en de risico’s daarin zeker niet, omdat circa 1/4e deel van onze ambtelijke capaciteit in de maximale variant voor uw gemeentebesturen werkzaam zal zijn en er een veelheid aan politieke dynamieken, bestuurlijke ambities en overlegvormen zou kunnen ontstaan rondom onze ambtelijke organisatie.

Ambtelijke integraties volgens een volledig regiemodel voor twee opdrachtgevende gemeentebesturen vinden tot op heden in Nederland nog nergens plaats. Overal is sprake van één-op-één dienstverlening, zoals in Zandvoort-Haarlem, Groningen-Ten Boer (tot 1/1/19), WoerdenO-Oudewater, 12 november 2019
Meerssen-Maastricht en Weesp-Amsterdam.

Wij hebben de praktijkervaringen van deze regiemodellen in
bijgaande notitie meegenomen enHoe nu verder?
Wij verwachten u met deze notitie een beter eerste beeld te hebben geschetst van de
keuzemogelijkheden in een regiemodel, zoals we dat graag met u verder vorm en inhoud zouden willen
geven.

Graag nodigen wij een vertegenwoordiging vanuit uw colleges (burgemeester en wethouder) uit om met ons als stuurgroep gemeente Land van Cuijk i.o. nader in gesprek te gaan over deze memo en uw vraagpunten, wensen en verwachtingen daarbij.

Wij vernemen graag of u daartoe bereid bent en laten
desgewenst contact met uw secretariaat opnemen voor het inplannen van dit overleg. Dat overleg kan volgen op een eerste technische/ambtelijke bespreking met onze projectleider Stan van de Laar, zoals wij u in ons schrijven van 1 november jl. hebben aangegeven.

Omwille van helderheid voor alle medewerkers in het Land van Cuijk en de voortgang in ons herindelingsproces willen wij uiterlijk 24 december 2019 (einde periode zienswijzen op herindelinsgontwerp) van u – naast uw politiek/bestuurlijke reactie op het herindelingsontwerp – een intentiebesluit vernemen om tot de vorming van een regiemodel te komen, dan wel uw conclusie te
vernemen dat het regiemodel een onhaalbare variant blijkt te zijn.

In dat laatste geval benadrukken wij dat wij voortvarend gaan bouwen aan onze ambtelijke organisatie gemeente Land van Cuijk.

Daarbij zullen wij ook een bepaalde mate van rust rondom ons
reorganisatieproces creëren, ook de eerste jaren na de start van onze nieuwe gemeente.

Gesprekken over bestuurlijke fusie óf (intensieve) ambtelijke integratie zijn, indien wij op korte termijn niet sámen deze stap zetten, wat ons betreft pas weer ver in de eerste bestuursperiode van de nieuwe gemeente een optie. Van een feitelijke bestuurlijke en/of ambtelijke integratie kan derhalve in dat geval pas sprake zijn in de tweede bestuursperiode na herindelingsdatum 1 januari 2022.

Op basis van een door uw gemeentebestuur/gemeentebesturen uiterlijk 24 december 2019 vastgelegde zwaarwegende intentie om tot een regiemodel te komen, zullen we in dat geval met elkaar een proces uitlijnen om tot nadere uitwerkingen te komen. Deze uitwerkingen dienen als basis onder een formele en definitieve politiek-bestuurlijke besluitvorming over het regiemodel vóór de zomer (uiterlijk juni) van 2020.

Met vriendelijke groet,
namens de colleges van B&W van de gemeenten Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis,

Wim Hillenaar
Voorzitter stuurgroep gemeente Land van Cuijk i.o.

Deze brief en bijbehorende notitie zijn in afschrift gezonden aan:

Colleges van B&W van de gemeenten Cuijk, Boxmeer en Sint Anthonis
Land van Cuijk-beraad
Ondernemingsraden Boxmeer, Sint Anthonis en WerkorganisatieCGM

Notitie uitgangspunten regiemodel.

Na een bondige intro op de uitgangspunten en doelstellingen met het regiemodel, behandelen we in deze notitie een aantal ‘knoppen’ waarover we in gezamenlijkheid met elkaar afspraken moeten maken en die tezamen de vormgeving en inrichting van het regiemodel bepalen.

Voor dit moment onderscheiden we daarin de volgende knoppen:

  1. Het in te brengen takenpakket.
  2. Rechtspositie, lokale dienstverlening en bestuurlijke nabijheid.
  3. Couleur locale en beleidsvrijheid.
  4. De politiek-bestuurlijke verbinding rondom de ambtelijke integratie.
  5. De (ambtelijke) sturing op de integratie.
  6. De financiering van de taakuitvoering.
  7. Het juridisch kader onder de ambtelijke integratie.

Intro: uitgangspunten en doelstellingen met regiemodel 

De gemeente Land van Cuijk i.o. zal een eigenstandige ambtelijke organisatie bouwen. Dit stelt ons in staat om enerzijds regie te houden op het herindelingsproces en anderzijds een zo slagvaardig mogelijke ambtelijke organisatie te bouwen, ingericht naar de maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities van onze nieuwe gemeente én met een zuivere bestuurlijke en ambtelijke aansturing.

Daarbinnen zijn de volgende subdoelen van belang:
a. voldoende in staat zijn om kwalitatief goede strategische denkkracht aan ons te verbinden;
b. daarmee een professionele en efficiënte uitvoering en bedrijfsvoering te organiseren;
c. en een stevige kernendemocratie op te bouwen, waarmee we een duurzame verbinding met de
dorpen in de nieuwe gemeente opbouwen.

Een ambtelijke vergaande integratie (regiemodel) van Grave en Mill en Sint Hubert in onze ambtelijke organisatie kan bijdragen aan bovengenoemde doelstellingen. Gezamenlijk kunnen we, op de
onderdelen waarop we de krachten bundelen, de gemeentelijke taakuitvoering effectief en efficiënt verzorgen voor drie gemeenten.

Drie gemeenten die in totaal bijna 90.000 inwoners tellen. Een
dergelijke ambtelijke integratie leidt tot een organisatie die robuust is in de taakuitvoering, strategische denkkracht kan organiseren, minder kwetsbaarheden kent, kansen op specialisatie en doorontwikkeling kent én een aantrekkelijker werkgever zal zijn.

Elementen die bijdragen aan een kwalitatief goede en professionele dienstverlening voor onze inwoners, ondernemers en instellingen. En dat met behoud van uw politiek-bestuurlijke zelfstandigheid.

Daarbij komt dat een keuze voor een regiemodel vanuit zowel Mill en Sint Hubert als Grave eraan zal bijdragen dat de nu aanwezige ambtelijke capaciteit en kwaliteit in het Land van Cuijk behouden kan
worden voor onze regio. Het dan voorliggende proces van integratie van onze ambtelijk organisaties (werkorganisatie CGM, ambtelijke organisatie Boxmeer en Sint Anthonis) zal vroegtijdig helderheid en
vertrouwen geven aan al onze betrokken medewerkers.

1. Het in te brengen takenpakket.

Als we spreken over een ‘regiemodel’ bedoelen we daarmee een ‘substantiële en structurele inbreng en afname van ambtelijke taken en dus capaciteit, op basis van een meerjarige overeenkomst’. Het
afnemen van slechts één of enkele taken verstaan wij niet onder een regiemodel en heeft voor ons het karakter van ‘cherry picking’. Dergelijke afspraken zouden we in een latere fase, na vormgeving van onzeambtelijke organisatie en na datum herindeling, (tijdelijk) overeen kunnen komen, maar behoren niet tot het substantiële vraagstuk dat nu voorligt.

In de kern maken we onderscheid binnen het gemeentelijke takenpakket in de drie blokken: beleid, uitvoering en bedrijfsvoering. Wij staan open voor de inrichting van een regiemodel en zouden graag met u het gesprek voeren langs deze drie blokken.

Onze inzet is daarbij om ‘beleid en uitvoering’ gekoppeld te houden. Concreet: u brengt of alleen ál uw
bedrijfsvoeringstaken in (en verzorgt uitvoering en beleid lokaal in eigen huis) óf u brengt ál uw taken
onder in onze ambtelijke organisatie. Ervaringen elders leren ons dat het aanbrengen van een knip tussen beleid en uitvoering in de aansturing en uitvoering als zeer complex wordt ervaren.

Ofwel, de voor u uit te voeren taken moeten samen een logisch geheel van bij elkaar horende taken vormen. Het takenpakket dat we voor uw gemeenten uitvoeren moet wat ons betreft zoveel mogelijk
één geheel vormen. Immers draagt dit bij aan een heldere en zuivere bestuurlijke én ambtelijke aansturing. Een groot aantal ‘knips’ in welke taken we wel en niet voor uw gemeenten uitvoeren bemoeilijkt de coördinatie op de ambtelijke organisatie en belemmert de integratie- en harmonisatiemogelijkheden, hetgeen eventueel efficiëntievoordelen inperkt.

Aanvullend daarop stellen wij dat zowel Mill en Sint Hubert als Grave (nagenoeg) eenzelfde takenpakket bij onze ambtelijke organisatie willen inbrengen. Dit bevordert de eenheid in de totale taakuitvoering
van de ambtelijke organisatie en maakt effectieve en efficiënte taakuitvoering mogelijk.

2. Rechtspositie, lokale dienstverlening en bestuurlijke nabijheid.

De mate van inbreng van taken hangt voor ons in belangrijke mate samen met de locatie waarop medewerkers hun taken uitvoeren. Deze taakuitvoering moet passen binnen het nog te duiden
huisvestingsconcept binnen de gemeente Land van Cuijk i.o.

Uitgangspunt is in ieder geval voor uw gemeentebesturen dat de ambtelijke capaciteit ‘centraal’ is gehuisvest binnen de gemeente Land van Cuijk. Waar strikt noodzakelijk kunnen taken die juridisch,
financieel en qua rechtspositie van betreffende medewerkers zijn ‘ingebracht’, toch lokaal in Grave en/of Mill en Sint Hubert worden uitgevoerd. Wij denken daarbij vooral aan taken die de lokale
dienstverlening direct raken, zoals groenvoorziening, baliemedewerkers en bestuurssecretariaat.

Onze voorkeur is dat ook de betreffende taken die de lokale dienstverlening raken worden ingebracht in het regiemodel, de ambtelijke organisatie Land van Cuijk. Waarbij de betreffende medewerkers rechtspositioneel worden ondergebracht in de ambtelijke organisatie gemeente Land van Cuijk. Samen
maken we afspraken over de mate waarin en wijze waarop deze taken lokaal (op het betreffende gemeentehuis) worden uitgevoerd.

Een nieuwe ambtelijke integratie heeft formeel een reorganisatie tot gevolg. Dit houdt in dat personeel rechtspositioneel bij een andere rechtspersoon dan de huidige GR Werkorganisatie CGM moet worden ondergebracht. Daarin kan technisch gezien een aantal keuzes worden gemaakt:

• De voor u in te zetten medewerkers komen op de loonlijst van de gemeenten Mill en Sint Hubert en Grave en worden gedetacheerd naar de ambtelijke organisatie gemeente Land van Cuijk i.o.
• De voor u in zetten medewerkers komen op de loonlijst van de ambtelijke organisatie van de gemeente Land van Cuijk i.o.
• Hybride vorm tussen bovenstaande vormen; sommige ambtenaren worden rechtspositioneel ondergebracht bij uw gemeenten, anderen bij de nieuwe ambtelijke organisatie gemeente Land van
Cuijk i.o.

Onze voorkeur gaat er naar uit om álle medewerkers rechtspositioneel onder te brengen bij de ambtelijke organisatie van de gemeente Land van Cuijk i.o. Ook hierbij geldt dat dit de meest
eenvoudige vorm is, waarbij de hiërarchische aansturing het meest eenvoudig en zuiver is georganiseerd.

3. Couleur locale en beleidsvrijheid.

U zult naar wij verwachten zoeken naar waarborgen op de couleur locale en beleidsvrijheid van de autonome gemeentebesturen Grave en Mill en Sint Hubert, binnen het regiemodel. Daarvoor kiest u
immers voor een ambtelijke integratie in plaats van een bestuurlijke herindeling.

Echter, deze beleidsvrijheid moet zich wat ons betreft ‘beperken’ tot beleidsinhoudelijke politiek-bestuurlijke lokale wensen en ambities. U bepaalt uw belastingtarieven in uw gebied. U stelt uw prioriteiten in het onderhoud van de buitenruimte. U maakt uw keuzen voor de inzet van middelen in het kader van het sociaal domein. U bepaalt het ‘wat’.

De wijze waarop (‘hoe’) ambtelijk invulling wordt gegeven aan deze bestuurlijke voorkeuren is voorbehouden aan de ambtelijke organisatie gemeente Land van Cuijk. De daarbinnen afgesproken
werkprocessen, formats, systemen, applicaties en reactietermijnen zijn ook op de dienstverlening aan uw gemeentebestuur van toepassing. De termen ‘couleur locale’ en ‘beleidsvrijheid’ hebben voor ons dus beiden enkel een beleidsinhoudelijk karakter (wat) en geen uitvoerend (hoe) karakter.

Wij zijn uiteraard benieuwd naar waar u uw beleidsvrijheden ziet en wilt blijven zien als het gaat om beleid, verordeningen en beleidsregels, belastingen en frontofficetaken.

Wij willen de ambtelijke integratie zo inrichten, dat deze de lokale kleuring van uw gemeenten voldoende recht doet. Dat willen we mét u doen, zoveel mogelijk met behoud van de eenheid in de
taakuitvoering en zonder kansen om beleid te harmoniseren al teveel in te perken. Immers zit daarin de meerwaarde om de ambtelijke organisatie te verstevigen en efficiënt te laten functioneren.

Een voornaam punt dat we hier willen adresseren (in lijn met de insteek onder punt 1; het in te brengen takenpakket) betreft het achterhouden van een ‘regieteam’ of ‘beleidsregisseurs’. Wij geven reeds op voorhand aan dat we géén voorstander van dit principe zijn. Omdat de praktijk uitwijst dat dit veelal leidt tot ‘wij-zij-verhoudingen’ tussen ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtnemer. Het risico bestaat dat het regieteam te zeer een voorportaal voor het eigen college gaat vormen.

We begrijpen dat een autonome gemeente ‘grip’ wil houden op de lokale beleidsbepaling en – uitvoering, echter zouden wij het regiemodel zoveel als mogelijk op de normale lijn tussen college en
ambtelijke organisatie willen laten lijken. Ofwel, vanuit het college van B&W van de opdrachtgevende gemeente neemt de betreffende gemeentesecretaris de ‘opdrachten’ mee naar de directie/het MT van de ambtelijke organisatie gemeente Land van Cuijk en zorgt er vanuit deze ambtelijke regie voor dat zaken tijdig en conform opdracht worden uitgevoerd. Daarnaast hebben portefeuillehouders van de opdrachtgevende gemeenten hun portefeuillehoudersoverleggen met beleidsmedewerkers of managers uit de ambtelijke organisatie Land van Cuijk. Bij voorkeur wordt ingezet op gezamenlijke portefeuillehoudersoverleggen tussen de vijf gemeenten in het Land van Cuijk, om de werkbaarheid
voor en betaalbaarheid van de ambtelijke organisatie te bevorderen.

4. De politiek-bestuurlijke verbinding rondom de integratie
Een ambtelijke integratie kan niet volstaan met enkel ambtelijke verbindingen. Zeker niet in het Land van Cuijk, waarin we samen een rijke historie van bestuurlijke samenwerking kennen én we als regio
eenheid uitstralen en willen blijven uitstralen naar onze omgeving.

Wij vinden het belangrijk dat er zowel formeel als gevoelsmatig betrokkenheid is van zowel uw colleges als uw gemeenteraden. Hoewel de integratie zich ‘beperkt’ tot een ambtelijke organisatie, is goede bestuurlijke en politieke sturing en verantwoording van belang, temeer wij een substantiële integratie voorstaan waarbij onze ambtelijke organisatie alle taken of een zeer substantieel deel van het gemeentelijk takenpakket voor u zal uitvoeren. Graag maken we met u afspraken over de rolneming van uw colleges en gemeenteraden; concreet op welk abstractieniveau uw colleges respectievelijk uw gemeenteraden sturen en hoe de verantwoordingslijnen lopen.

Het is naar onze mening van belang om ook rondom een ambtelijke integratie periodiek (een of twee maal per jaar) een collegeontmoeting te organiseren om elkaar bij te praten over de ontwikkelingen in de ambtelijke organisatie én in de betreffende gemeenten. Ook op raadsniveau kunnen we zeker jaarlijks een dergelijke bijeenkomst beleggen om raadsleden verbonden te houden met ook hun ambtelijke organisatie. Wij stemmen de gewenste overlegfrequentie graag lopende het integratieproces
met u af, afhankelijk van onze wederzijdse behoeften.

5. De (ambtelijke) sturing op de integratie.

Wij staan een heldere sturing en verantwoording voor, waarbij kosten en opbrengsten van de dienstverlening helder zijn voor uw college en uw gemeenteraad. Het maken van concrete en duidelijke
afspraken over de dienstverlening en de indicatoren waarop u wilt sturen aan de voorkant is daarvoor een randvoorwaarde. Een sturingshuis met al te gedetailleerde sturings- en  verantwoordingsindicatoren maakt de integratie echter in de praktijk nodeloos ingewikkeld. Graag gaan wij een dienstverlening aan
met als fundament heldere en eenvoudige zakelijke afspraken, waarbij wij vormgeven aan een relatie gebaseerd op vertrouwen en partnerschap.

Dit betekent dat we goede afspraken moeten maken op hoofdlijnen. Deze sturingsfilosofie past naar onze mening bij een intensieve ambtelijke integratie, waarbij alle of een substantieel deel van het eigen takenpakket door onze ambtelijke organisatie.

Waarop wilt u sturen?
De sturing op en verantwoording over de taakuitvoering voor Mill en Sint Hubert en Grave kan in hoofdzaak plaatsvinden op het primaire proces; sturing op programmadoelen en/of producten en
concrete resultaten, die we aan de voorkant vastleggen, bijv. in een uitvoeringsovereenkomst. Aspecten als bedrijfsvoering en personeel zijn aan de gemeente Land van Cuijk als opdrachtnemer.

Wie is risicodrager?
Bij het vormgeven van een ambtelijke integratie waarbij onze organisatie dus taken voor uw gemeenten uitvoert, moeten we bepalen wie welk risico draagt. Daarbij vinden wij het van belang om een set afspraken te maken die enerzijds voldoende flexibel is dat hij zich laat aanpassen aan veranderende wet- en regelgeving en andere maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities. Anderzijds moeten de te maken afspraken voldoende houvast bieden in de taakuitvoering voor alle partijen.

Houvast betekent zekerheid dat een kwalitatief goede dienstverlening binnen de kaders die we vooraf hebben afgesproken is gegarandeerd. Daarin zijn wij als opdrachtnemer risicodrager.

Flexibiliteit betekent dat de randvoorwaarden waaronder wij uw taakuitvoering verzorgen in balans moet zijn met de prestaties die wij daarvoor moeten leveren. Indien de randvoorwaarden (bijv. financiën, nieuwe maatschappelijke opgaven of extra bestuurlijke ambities) gedurende de ambtelijke integratie veranderen, is het ook uw verantwoordelijkheid als opdrachtgever om de balans tussen
randvoorwaarden en prestaties te herstellen. Graag maken we met u afspraken over de (juridische) vorm en zakelijke afspraken waarin we deze principes tot uitdrukking brengen.

Positie en rolneming gemeentesecretarissen, MT-leden en concerncontroller.

Naast de vraag op welke onderwerpen en indicatoren we willen sturen, moeten we ook een antwoord formuleren op de vraag wie daarop moet sturen en welke rol daarbij past. Daarbij maken we
onderscheid naar operationeel, inhoudelijk en bestuurlijk opdrachtgeverschap.

  • Operationeel opdrachtgeverschap.                                              Dit is de formele bewakingslijn van alle afspraken zoals
    vastgelegd in de dvo en eventuele teamplannen.
    Inhoudelijk opdrachtgeverschap. Dit is het opdrachtgeverschap op het niveau van het middenkader. Daar vindt sturing plaats op de going-concerntaken, waaronder reguliere
    beleidsprocessen, uitvoeringsprocessen en dienstverleningsprocessen.
  • Bestuurlijk opdrachtgeverschap.                                                 Dit is het opdrachtgeverschap op politiek-bestuurlijk niveau Op de  maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities.

Deze drie niveaus van opdrachtgeverschap moeten in overeenstemming zijn bij de rolneming door gemeentesecretaris, MT en concerncontroller(s). Wij hebben in deze fase hierbij nog geen uitgesproken voorkeur, maar wel een aantal aandachtspunten:
Betrokkenheid van colleges, gemeenteraden en ambtelijk (top-)management van belang.

Een substantiële ambtelijke integratie vraagt immers voortdurend aandacht op alle niveaus van de gemeentelijke organisatie, van werkvloer tot college en gemeenteraad.

Partnerschap moet tot uitdrukking komen in de rol van de gemeenteraad en het college op maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities richting de ambtelijke organisatie. Daarbij
moet het vertrekpunt zijn dat we samen als drie gemeenten verantwoordelijk zijn voor alle taken, (programma)doelen, producten en diensten. De ambtelijke integratie is in die zin veel
meer dan een juridische overeenkomst waarbij diensten worden ingekocht.

De invulling van de regiefunctie vanuit uw colleges vraagt om aandacht voor de verbinding tussen uw college en de (directie van de) ambtelijke organisatie. Immers staan uw colleges op
grotere afstand van de ambtelijke organisatie dan wanneer u een eigenstandige ambtelijke organisatie heeft. Daarbij kunnen we ervoor kiezen om per gemeente naast een eigen gemeentesecretaris ook een eigen concerncontroller aan te stellen.

Uw gemeentesecretarissen en concerncontrollers vervullen daarbij het opdrachtgeverschap in richting het (top)management van onze ambtelijke organisatie en behartigen de belangen van uw
gemeenten richting de organisatie.

6. De financiering van de taakuitvoering
In de bekostiging zijn diverse keuzes te maken, die verband houden met de indicatoren waarop de sturing en verantwoording is ingericht. Hieronder bespreken we de onderwerpen waarop we nadere
afspraken met u willen maken.

Welke bekostigingssystematiek?

Allereerst moeten we bepalen wat de grondslag van de bekostiging moet zijn. Daarin is er de keuze voor
een bekostiging op basis van:
Inputfinanciering. De grondslag is de huidige bekostiging van de taakuitvoering (loonsom en overheadkosten per fte) binnen uw gemeenten cq. werkorganisatie CGM. Inputfinanciering is
gebruikelijk bij (volledige) ambtelijke integraties en gemeentelijke samenwerkingen/regieorganisaties.
Outputfinanciering. De financiering is gebaseerd op de te leveren producten en diensten en/of de te behalen programmadoelen. Outputfinanciering is (in toenemende mate) een gangbare
financieringsmethode bij uitvoeringsorganisaties als Omgevingsdiensten en Sociale diensten.

Onze voorkeur gaat uit naar bekostiging op basis van inputfinanciering. Outputfinanciering is vooral geschikt voor taken met eenduidige en zichzelf herhalende processen, zoals veelal het geval is bij uitvoeringsorganisaties. Daarbij moeten taken en processen worden gedefinieerd en kengetallen of benodigde formatie worden gedefinieerd. Bij een (volledige) ambtelijke integratie waarbij onze ambtelijke organisatie naast uitvoeringstaken ook strategische en beleidstaken uitvoert, is outputfinanciering daarom minder geschikt.

Binnen een inputfinanciering is een drietal opties denkbaar:
a.Lumpsumfinanciering, waarbij de bekostiging van de gezamenlijke ambtelijke organisatie gebaseerd is op een integrale overheveling van de baten/lasten vanuit uw eigen begroting. Dit bedrag is niet
verder gespecificeerd en de opdrachtnemer is verantwoordelijk om de te leveren taken uit te voeren binnen de omvang van de lumpsumfinanciering. Lumpsumfinanciering is de meest
eenvoudige bekostigingsvorm, met name bij een volledige ambtelijke integratie.

B. P x Q, dus een bekostiging o.b.v. uurtarieven en de te leveren producten en diensten. Deze vorm is zeer transparant, omdat inzichtelijk is hoeveel uren of formatiecapaciteit is besteed aan het
uitvoeren van een taak of leveren van een product of dienst. De kosten per taak, product of dienst zijn dus inzichtelijk. Binnen de P x Q-financiering is er een keuze om te werken met voor- en
nacalculatie, of beide. Bij voorcalculatie moeten we voor de te leveren producten en diensten een raming maken van de benodigde capaciteit of ureninzet.

Bij nacalculatie vindt afrekening plaats o.b.v. het werkelijk bestede aantal uren. Deze methoden kunnen ook worden gecombineerd. In dat geval is er zowel een raming vooraf als een
verantwoording achteraf. De keerzijde van P x Q-financiering is dat het extra administratie- en dus
overheadlasten met zich meebrengt. Immers moeten we aan de voorkant een raming maken van de benodigde capaciteit en moeten medewerkers een urenregistratie bijhouden, die uitgesplitst is naar elke gemeente.

Ook bestaat het risico dat het streven naar transparantie en een eerlijke kostenverdeling doorschiet in zakelijkheid en de ambtelijke integratie het karakter krijgt van ‘uurtje factuurtje’.

Hybride vorm van lumpsum en P x Q. In dit geval wordt een basispakket afgesproken welke op
grond van lumpsum wordt gefinancierd. Daarnaast bestaat een pluspakket (denk aan projecten,
nieuwe tijdelijke bestuurlijke wensen) wat op grond van P*Q wordt afgerekend.

Onze voorkeur gaat uit naar een lumpsumfinanciering of een hybride vorm. Dit altijd in combinatie met een nadere specificatie van de taken, (programma)doelen, producten en diensten die we voor uw
gemeenten tegen het afgesproken lumpsum-budget uitvoeren. Immers is een lumpsumfinanciering de meest eenvoudige vorm om de ambtelijke integratie te bekostigen en past het best bij de
uitgangspunten van vertrouwen en partnerschap. De bekostiging moet uiteraard in overeenstemming zijn met de maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities van uw gemeenten. Iets wat we
periodiek met elkaar herijken, maar de basisafspraak leggen we wat ons betreft meerjarig vast in een dienstverleningsovereenkomst zodat u grotendeels zeker bent van uw kostenniveau en wij een garantie hebben op de dekking van de lasten in relatie tot onze verplichtingen.

Welke tarieven hanteren we?
Bij de verrekening van kosten in een P*Q-bekostigingssystematiek in een hybride-financieringsmodel
kunnen we op verschillende manieren tarieven berekenen:
All-in-tarief voor alle medewerkers. Dit is de meest eenvoudige manier om kosten te verrekenen. Voor alle medewerkers rekenen we met hetzelfde tarief, waar alle evt. bijkomende kosten zijn ingeprijsd. Dit betekent dat er geen opslag voor overhead is. Hierdoor ligt het risico van overheadkosten bij de opdrachtnemende partij. Aan de andere kant is er geen inzicht in het aandeel van de overhead in het tarief, waardoor sturen op overhead lastiger is.

Vlak tarief met een opslag voor overhead. We verrekenen de ureninzet van alle medewerkers tegen hetzelfde tarief. Daar bovenop rekenen we een opslag voor overhead.
Gedifferentieerd uurtarief per loonschaal. Het voordeel van deze methode is dat het een reëel beeld geeft van de kosten van de ureninzet. Tevens zijn daarmee de opwaartse druk van het
loongebouw ingeprijsd.

Onze voorkeur gaat uit naar een eenvoudige systematiek om kosten te verrekenen, die zo min mogelijk administratieve lasten met zich meebrengen. Wat ons betreft moet sturing en verantwoording
plaatsvinden op hoofdlijnen. De basis onder de ambtelijke integratie is vertrouwen en partnerschap.
Concreet betekent dit dat wij voorstander zijn een systematiek met een all-in-tarief voor alle
medewerkers, of een vlak tarief met een opslag voor overhead.

Wij kunnen ons voorstellen dat we de uurtarieven aanhouden op drie niveaus, zoals momenteel binnen Werkorganisatie CGM worden toegepast.

Hoe indiceren we de bekostiging?
De kosten van de ambtelijke integratie stijgen nominaal, bij gelijkblijvende maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities. De stijging wordt veroorzaakt door de algehele prijsstijging, cao-stijgingen en conjunctuurgevoelige prijsstijgingen. Daarnaast is bij veel ambtelijke integraties sprake van een opwaartse druk in het loongebouw. Dit houdt in dat door een krachtenbundeling de organisatie zich verder kan specialiseren en professionaliseren, maar daarvoor vaak meer middelen nodig heeft. Wij stellen voor om de bekostiging jaarlijks te indiceren, bijvoorbeeld op grond van
consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het CBS.

Incidentele lasten
Op deze plaats benadrukken wij graag nog dat wij u het voorstel doen om alle incidentele lasten (project-, frictie- en desintegratiekosten) voor onze rekening te nemen die samenhangen met de voorbereiding en vorming van een gezamenlijke organisatie op grond van het regiemodel.

Dit voorstel geldt uiteraard alleen indien u in deze periode van gezamenlijke verkenning uiteindelijk met ons het proces van integratie ingaat. De deadline daarvoor ligt op het moment van eind december 2019, waarin wij graag van u de sterke intentie zouden vernemen om in te zetten op het regiemodel. Dan wel een helder antwoord ontvangen om daar in het geheel van af te zien. Het voorstel dat wij de incidentele lasten dragen is niet van toepassing als u op een later moment alsnog taken wenst te integreren binnen
onze ambtelijke organisatie. Op dat moment financiert u zelf alle daarvoor benodigde incidentele lasten.

7. Het juridisch kader onder de ambtelijke integratie
Wij vinden het van belang dat we een ambtelijke integratie aangaan vanuit een gemeenschappelijke visie op deze integratie en daarbij gedeelde doelen hebben. Vertrouwen en partnerschap zijn wat ons
betreft kernwaarden. Dit gegeven neemt niet weg dat we in de basis gedegen formele/zakelijke afspraken moeten maken. De in deze notitie genoemde thema’s, uitgangspunten en principes brengen
we tot uitdrukking in de (juridische) vorm en de te kiezen afspraken. Graag werken we de volgende
thema’s samen met u verder uit.

Juridische vorm
Drie vormen zijn bij een ambtelijke integratie gebruikelijk:
a. een Openbaar Lichaam of een Bedrijfsvoeringsorganisatie op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr);
B. een centrumregeling op basis van de Wgr, voorzien van een dienstverleningsovereenkomst;
c. een dienstverleningsovereenkomst (dvo) met mandaatregeling.

De (juridische) verschillen tussen optie b en c zijn nagenoeg nihil. Optie b is een publiekrechtelijke vorm
(overigens een GR zonder rechtspersoonlijkheid, dus zonder apart bestuurlijk construct). Optie c is de
privaatrechtelijke variant daarop. In het land zien we bij regieorganisaties opties b en c beiden
voorkomen.

PWij hebben een voorkeur voor optie b ‘centrumregeling’, omdat deze het meeste recht doet aan
krachtenbundeling tussen gemeenten (publiekrechtelijk) en meer waarborgen biedt aan de
gemeenteraden, omdat zij een formele rol krijgen vanuit hun budgetrecht en controlerende taak.

Optie a. is geen optie met het oog op de (forse) verschillen in omvang tussen de deelnemers en reeds in
de brief van 12 september is door ons aan u kenbaar gemaakt waarom deze optie niet haalbaar is voor
de gemeente Land van Cuijk i.o.

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING.

Aan voorkant bepalen van condities voor oprichten van
GR en’grip middels een deelbelang in een DB en een AB
Risico’s worden naar rato gedeeld met alle deelnemers
van GR
Jaarlijkse bijdrage aan GR, +/- exploitatieoverschotten
en -tekorten
Grote zekerheid over continuïteit van taakuitvoering;
het is een gedeelde verantwoordelijkheid van
opdrachtgever en opdrachtnemer.
Alle deelnemers zijn mede-eigenaar van de GR. Dit
biedt de deelnemers zekerheid, maar beëindigen van
de samenwerking is lastiger en brengt hogere kosten
met zich mee.
Maximale continuïteit, relatief veel grip op
taakuitvoering, bemensing en kosten. Complex in
gezamenlijke bestuurlijke aansturing en ambtelijke
uitvoering (drie heren dienen, met verschillende
beleidswensen)

DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST
Aan voorkant startcondities bepalen in DVO.
Tussentijds mogelijkheid om als opdrachtgever op
uitvoering en kosten bij te sturen in ambtelijke en
bestuurlijke overleggen.
Indirect; als bestuurlijke wensen/ambities
structureel oplopen, zal bekostiging meestijgen.
Risico belegd bij opdrachtnemende partij.
All-in-prijs per product en/of per uur. Fixed price op
‘basispakket’.
Risico van continuïteit van taakuitvoering en
bezetting ligt formeel bij opdrachtnemer, maar
wordt in dvo -voorwaarden afgedekt.
Mill en Sint Hubert en Grave zijn opdrachtgever en
kopen als zodanig diensten bij de nieuwe gemeente
in (opdrachtnemer). Beëindigen van de
samenwerking is na afloop van de initiële looptijd
van de dvo en behoudens de opzegtermijn relatief
eenvoudig.
Minimale risico’s voor opdrachtnemer, dvo als
sturingsinstrument voor grip op inhoud en kosten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

%d bloggers liken dit: