Beeld: Poederbach/Visualhunt en Rawpixel/Unsplash

Meer tijd, minder rompslomp en betere service als het gaat om het aanvragen en toekennen van levensonderhoud en bijzondere bijstand. Dat is wat iParticipatie – een programma van PinkRoccade Local Government – de nieuwe gemeente Het Hogeland straks moet opleveren. iParticipatie wordt voor het programma CiVision Samenlevingszaken gehangen en is opgebouwd uit vier verschillende apps: iAanvraag, iVaststellen, iBeoordelen en iOverzicht. iAanvraag wordt momenteel gebruikt door een groep koplopers en getest door kwartiermakers, waar de nieuwe gemeente Het Hogeland er een van is.

“Ik zag zelf meteen een aantal voordelen van iParticipatie”, vertelt Sven van der Veen, informatiemanager van de BMWE-gemeenten. “De ambtenaren van het domein levensonderhoud en bijstand – die een grote stem in de beslissing hebben gehad – bevestigen die voordelen. Bij iAanvraag vult de burger via de website zelf zijn bijstandsaanvraag in. Door in te loggen met DigiD worden veel gegevens automatisch ingevuld. Vervolgens doorloopt de burger een stappenplan met daarin duidelijke instructies. Heeft de betrokkene een huurcontract, dan wordt meteen gevraagd om een digitale kopie of foto van het contract te uploaden. Het programma vraagt zorgvuldigheid en volledigheid van de gebruiker. Alleen als alle stappen doorlopen zijn en alle velden zijn ingevuld, kan de aanvraag worden ingediend. Dat scheelt onze ambtenaren veel tijd en onze inwoners veel ergernis. Het komt nu zo vaak voor dat zij naar huis worden gestuurd omdat er allerlei informatie ontbreekt of documenten missen. Bovendien komt met iAanvraag alle informatie digitaal binnen en kan alles meteen digitaal worden verwerkt en gearchiveerd. Nu werken we nog semi-digitaal; digitale en papieren documentatie in één dossier. Dat levert natuurlijk de nodige problemen op.”

De vier BMWE-gemeenten waren het snel eens dat iParticipatie een goede investering zou zijn, mede omdat het goed past in de visie van gemeente Het Hogeland. “Wij zijn straks qua oppervlakte de grootste gemeente van Nederland. Het is een dunbevolkt gebied waar inwoners een grote afstand moeten afleggen naar een gemeentehuis. Digitalisering is een oplossing voor dat probleem. Daarnaast luidt onze visie kortweg ‘Ruimte!’. Ruimte voor de inwoners, maar ook ruimte voor de medewerker. Digitalisering betekent tijdsbesparing en dus ruimte om je werk naar eigen goeddunken in te richten, oftewel je hebt meer tijd over om inwoners te helpen zoals jij dat wilt.”

Door vlak voor de eenwording van de gemeenten te investeren in iParticipatie worden tijd en geld bespaard. “We hebben nu maar een keer ontwikkel- en aanschafkosten, in plaats van vier keer.” De timing blijkt echter ook nadelen te hebben. “De integratie van de vier gemeenten is een heel intensief traject. We focussen nu echt op een soepele overgang van de oude gemeenten naar Het Hogeland. Onze prioriteit is dat we op 2 januari gewoon de telefoon kunnen opnemen en meteen aan de slag kunnen met de dagelijkse werkzaamheden. We hebben ervoor gekozen de daadwerkelijke implementatie van iAanvraag uit te stellen tot na die tijd.”

Behoudend

Digitalisering is een van kerndoelen van de nieuwe gemeente. iParticipatie is daar slechts een onderdeel van. “Met iParticipatie zetten we een stap in de goede richting, maar er zullen op dit vlak nog vele stappen volgen. We zetten nu duidelijk de stap van behoudend naar innovatief. De BMWE-gemeente kon je typeren als behoudende gemeenten op ICT-gebied. De heersende gedacht was: laat de grote gemeenten maar voorlopen, dan sluiten wij wel aan als het product zich bewezen heeft. Het Hogeland wil zich juist profileren als innovatieve gemeente. Dat betekent dat we onze nek willen uitsteken als het gaat om digitale producten. We krijgen ruimte om te experimenteren.”

Deze nieuwe benadering zorgde ervoor dat de Groningse gemeenten kwartiermaker van iParticipatie zijn. PinkRoccade werkt met koplopers en kwartiermakers, dat zijn de eerste gebruikers en feitelijk medeontwikkelaars van het product. Koplopers en kwartiermakers geven – in deze volgorde – feedback op het product.

“Wij vinden het van belang dat wij als gebruikers nu invloed hebben op het product. Je kunt dingen naar je eigen hand zetten. Het is goed dat PinkRoccade Samenlevingszaken zich daarvoor openstelt. Mooi voorbeeld vind ik de interface van iAanvraag. Die is in de eerste periode al behoorlijk aangepast. Binnen de gebruikersdoelgroep zit namelijk een behoorlijk percentage minder-digivaardige burgers. De interface van de applicatie moet dus echt zo eenvoudig en intuïtief mogelijk zijn. We denken nu nog na over de toepassing meertaligheid. Ook moeten we nog een slag maken als het gaat om het automatisch genereren van gegevens uit Suwinet en Digitaal Klant Dossier.”

Na iAanvraag gaat PinkRoccade samen met de koplopers en kwartiermakers door met het ontwikkelen en implementeren van iVaststellen, iBeoordelen en iOverzicht. “Ook hier hebben we als kwartiermakers invloed op het eindproduct. De verwachting is dat de ontwikkeling en implementatie van deze drie apps veel sneller gaat dan iAanvraag, die zijn namelijk alleen te gebruiken door de ambtenaar. Ik zie ernaar uit dat alle apps – dus heel iParticipatie – draaien. Dan kunnen we echt de vruchten gaan plukken van dit product.”