Papieren documenten van inwoners en bedrijven die per post binnenkomen worden bij binnenkomst gedigitaliseerd en het papieren exemplaar belandt vervolgens in de prullenbak. ‘Uitgaande post wordt door de gemeente veelal nog wel op papier verzonden, maar het kopie-exemplaar voor de gemeentelijke administratie wordt alleen nog digitaal bewaard, meldt de gemeente in een persbericht. ‘De digitale stukken worden per zaak (veelal per aanvraag) opgeborgen, dit heet ‘zaakgericht werken’. 


Als inwoners contact met de gemeente opnemen kan de gemeente eenvoudig alle correspondentie en documenten over de bepaalde zaak digitaal erbij zoeken.’

Het digitaliseren gaat volgens strikte regels die zijn opgenomen in het ‘Handboek digitale vervanging van analoge informatie’. Het besluit geldt zowel voor permanent te bewaren stukken, als voor de vervanging van (op termijn) te vernietigen documenten. Digitale reproducties (de gescande documenten) krijgen de status van origineel en worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. 

Met dit besluit kan de gemeente haar informatiehuishouding volledig digitaal inrichten en hoeft er geen papier meer de archieven in. Dubbel bewaren is ook verleden tijd. De afdeling Belastingen en Publieke veiligheid en toezicht werkten afgelopen jaar al volledig digitaal. In de loop van dit jaar volgen andere gemeentelijke afdelingen. 


In de toekomst wordt het voor inwoners ook mogelijk om de voortgang van bijvoorbeeld een aanvraag te volgen via de website van de gemeente.