Alles op een rij over het vernieuwend vergaderen.
Toelichting op een Informatieavond:
- De informatieavond is bedoeld om informatie te verkrijgen over een onderwerp. Het college kan onderwerpen hebben die ze in een informatieavond aan de orde willen stellen. Denk aan het leerlingenvervoer. Ook de raad/presidium kan onderwerpen aandragen.
- Tijdens een informatieavond kunnen presentaties gegeven worden.
- Tijdens een informatieavond kunnen startnotities besproken worden.
- Leden van het college kunnen een informatieavond gebruiken voor het doen van mededelingen over allerlei onderwerpen ( actieve informatieplicht).
- Thema avonden en kunnen onder de noemer van een informatieavond gehouden worden.
- Het afleggen van werkbezoeken kan onder de noemer van een informatieavond gebeuren.
- Het bespreken van conceptraadsvoorstellen: Puur met de bedoeling om meer achtergrondinformatie te krijgen en meer helderheid te krijgen over het voorstel.
- Bij elk onderwerp zal door MRT/College/Presidium nagedacht moeten worden of en hoe burgers/instellingen/organisaties etc. erbij betrokken moeten worden.
- Raadsleden kunnen tijdens een informatieavond collegeleden bevragen over het geagendeerde onderwerp.
- Na afloop of vooraf van een agendapunt kan de voorzitter het publiek de kans geven het woord te voeren.
- Raadsleden kunnen zich laten vervangen door niet raadsleden.
- Informatieavond draagt het karakter van een meer informele bijeenkomst.
De Oriëntatieavond = Informatie avond
- Informele gespreksbijeenkomst (ontspannen en open sfeer)
- Deelnemers: burgers/instellingen/organisaties, genodigden, ambtenaren, college en raad
- Inleiding door portefeuillehouder of indiener
- Vragen stellen
- Presentaties
- Thema bespreken met behulp van bijvoorbeeld startnotities
- Werkbezoeken afleggen kan ook gezien worden als informatie vergaren.
- Strakke tijdsindeling per onderwerp (met name voor de burgers)
- Voorzitter raadslid ( kan roulerend zijn/ meerdere raadsleden voorzitter). In het presidium van 11 januari j.l. is afgesproken dat mevr. Haasjes van den Berg voorzitter zal zijn.
- Van 19.30 uur tot 22.30 uur.
- Presidium is agendacommissie
Toelichting op een Voorbereidende vergadering:
- Minder informatie vergaren maar meer meningsvorming met het college en met de collegae raadsleden.
- Onderling debat
- Ook besluiten of het voorstel nog op dezelfde avond in de besluitvormende vergadering kan worden geagendeerd.
Meningsvormende fase = Voorbereidende Vergadering
- Formeel
- Maximaal 3 deelnemers per fractie, minimaal 1 raadslid
- Geen detailvragen aan het college wel meningsvorming met het college
- Debat
- Voorzitter burgemeester
- Van 19.30 uur tot 21.30 uur.
- Vergadering; 1e week na de Informatieavond
- Rijp voor de besluitvormende vergadering?
- Presidium is agendacommissie
- Tussen de voorbereidende vergadering en besluitvormende vergadering kunnen nog schriftelijke vragen gesteld worden.
Doel: meningsvorming
Toelichting op een Besluitvormende vergadering:
- Enkel politieke discussie en besluiten nemen.
Besluitvormende fase = Raadsvergadering
- Formeel
- Raadsleden
- Geen herhaling van en uitbreiding van de Voorbereidende Vergadering
- Wethouders zijn geen deelnemer
- Politieke discussie
- Voorzitter burgemeester
- Van 21.45 uur tot 22.45 uur
- De agendapunten voor de raadsvergadering komen uit de vorige vergadercyclus. Voor A-stukken en voor andere stukken die aan termijnen verbonden zijn ( of een z.g. deadline) kan een uitzondering worden gemaakt.
- Vergadering: 2e week na de Informatieavond
- Presidium is agendacommissie