Chronologie van het proces en traject Samenwerken Land van Cuijk tot en met heden.
SAMENWERKING (12)
Aan de gemeenteraad van Boxmeer. Boxmeer, 7 juli 2009.
Zoals u bekend is eind 2004 door Colleges en management van de 5 gemeenten in het Land van Cuijk de wens uitgesproken om meer ambtelijk samenwerking te gaan zoeken. Samenwerken op zich was niet nieuw, maar was onvoldoende gestructureerd, de doelstelling was niet altijd even duidelijk en helder, er was een hoge mate van vrijblijvendheid.
Nu was het streven erop gericht om doelgerichter en effectiever van elkaars kennis en kunde te kunnen profiteren door uitwisseling en daarvan gebruik te maken. Dat alles om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, continuïteit in de bedrijfsvoering te waarborgen en de kosten beheersbaar te houden.
Daarvoor werd een intentieovereenkomst door de colleges vastgesteld. Kernpunten in de
overeenkomst waren:
– samenwerken op basis van vrijwilligheid maar niet vrijblijvend;
– behoud van eigen identiteit;
– behoud van “eigen dienstverlening” daar waar mogelijk en verantwoord;
– geen structuren en formele status;
– doelgericht, beginnen met laaghangend fruit
Tot 2008 was deze intentieovereenkomst de basis voor SLvC. Inmiddels bestonden de overlegvormen van Het Basisoverleg ( bestuurlijke samenwerking van 5 colleges van B&W) Coördinatieoverleg ( bestuurlijk coördinatieoverleg van burgemeesters en gemeentesecretarissen ) en de Regiegroep (gemeentesecretarissen) voor de ambtelijke samenwerking. Door ambtelijke bijstand van een secretaris SLvC werd beleidmatige, inhoudelijke, procedurele en administratieve ondersteuning aan alle overlegvormen geboden.
Daarnaast bestonden project-/werkgroepen waarin onderzocht werd of samenwerken op een taak-/beleidsvelden toegevoegde waarde zou hebben en zo ja, op welke wijze.
De eerste projecten die in het kader van SLvC werden opgepakt waren o.a. P&O, ISD, Districtsbrandweer, ICT, inkoop accountantsdiensten.
Het eerste project dat nagenoeg afgerond was, was P&O waarin werd gepleit voor samenvoeging van die afdeling. Dat rapport was eind 2007 gereed maar werd niet doorgeleid naar de colleges voor besluitvorming. Dit omdat er nog onvoldoende duidelijkheid was wat feitelijke samenvoeging zou gaan betekenen –organisatorisch en bedrijfsmatig- maar ook voor de andere (lopende) projecten. Daarnaast pleitte zij voor uniformering van de arbeidsvoorwaarden opdat in-, uit- en doorlenen van medewerkers kon worden verbeterd. Dat zijn intensieve trajecten met verstrekkende gevolgen en daarover was binnen SLvC nog onvoldoende nagedacht.
Inmiddels was het project ISD (intergemeentelijke sociale dienst) bij drie gemeenten in een ver gevorderd stadium. In dat traject staat de positie van de gemeente Sint Anthonis en Boxmeer centraal. Boxmeer had aangegeven niet deel te nemen en Sint Anthonis nam eerst wel deel, toen weer niet en uiteindelijk weer wel.
Eind 2008 werd duidelijk dat de lokale ondernemingsraden klare wijn wilden. Gaan we samenwerken, zo ja, dan wel met 5 en niet met 2, 3, 4 of 5. Daarnaast wilde men waarborgen en duidelijkheid voor het personeel t.a.v. rechtspositie, werkplekken etc.
Samenwerken vanuit een visie en missie, binnen duidelijke kaders, niet meer vrijblijvend.
Dat alles heeft ertoe geleid dat eind 2008 is overgegaan tot het opstellen van de Visie en uitwerkingsnotitie SLvC. Belangrijke elementen daaruit zijn dat:
– geen vrijblijvende samenwerking.
– duidelijke structuur in overleg en medezeggenschap.
– alles onderbrengen in een organisatie
– samenwerken nu als organisatieverandering wordt beschouwd waardoor medezeggenschap i.h.k.v. Wet op de Ondernemersraden van toepassing is.
Met de vaststelling van de Visie en uitwerkingsnotitie SLvC gaat het project SLvC een nieuwe, maar ook een formele weg in. Er wordt overgegaan tot het instellen van een Bijzondere Ondernemingsraad en een Bijzonder Georganiseerd Overleg.
Vanaf dat moment gaat het proces SLvC echt uit de startblokken en worden vergaderfrequenties van Regiegroep en Coördinatieoverleg opgevoerd tot 1 per 2 weken.
De gemeente Boxmeer heeft een belangrijke rol binnen SLvC. De projecten ICT, P&O (beleidsmatig deel zoals arbeidsvoorwaarden) en de bedrijfsvoering Wgr werden door Boxmeer als adoptie-gemeente getrokken.
BOR en BGO voerden overleg met de gemandateerde WOR-bestuurder en, namens de 5 colleges als werkgevers, de gemandateerde bestuurder beiden afkomstig van de gemeente Boxmeer.
Medio maart/april wordt duidelijk dat er nog veel werk verzet moet worden alvorens de voorgenomen Gemeenschappelijke Regeling operationeel kan worden. De GR was door Boxmeer opgesteld, de begrotingen en bedrijfsvoeringsparagrafen zou Boxmeer opzich nemen. Vanuit Boxmeer wordt de vraag gesteld of het mandaat gegeven wordt om al deze taken op te pakken en uit te voeren. Uiteraard met terugkoppeling naar Regiegroep en Coördinatieoverleg en evt. besluiten door de Colleges.
De belangrijke rol die Boxmeer al vervulde maakte het voor de andere gemeenten lastig om ook dat mandaat te geven. De onevenwichtigheid van de taken en verantwoordelijkheden die Boxmeer had en nam in vergelijking tot de andere vier partners, kreeg een negatief neveneffect.
Er ontstond een bepaalde mate van weerstand.
Dat heeft er vervolgens toe geleid dat er gekozen werd voor een evenwichtige (herverdeling) van taken.
Inmiddels is aan de gemeenteraden de GR SLvC aangeboden en wordt door de Colleges om instemming van de gemeenteraad gevraagd.
Naast andere opmerkingen of kanttekeningen van andere gemeenteraden heeft de raad van Boxmeer tijdelijk toestemming gegeven. De definitieve regeling van de GR diende zodra die was bijgesteld, opnieuw ter kennisname gebracht te worden aan de raad.
Kort en bondig geformuleerd was de raad van Boxmeer onvoldoende overtuigd van de positieve gevolgen die de GR SLvC met zich mee zou brengen.
Het project ISD kreeg ook een aparte plek in de discussie van de gemeenteraad.
Desalniettemin hebben alle vijf gemeenteraden ingestemd met het collegevoorstel.
Inmiddels lag het project ISD op de tafel van de vijf Colleges van B&W. De financiële consequenties voor Boxmeer waren negatief waarbij over de hoogte van het bedrag geen zekerheid bestond, maar het negatief gevolg bedroeg om en nabij de €300.000,00.
Voor de gemeente Boxmeer een lastig voorstel gelet op het onderwerp (ISD), de discussie daarover in de gemeenteraad en het feit dat de raad eerst nog kennis wilde nemen van de GR en de daaronder ten grondslag liggende regeling.
Boxmeer meldde het dilemma in de verschillende gremia en uiteraard was dit voor de andere partners een tegenvaller. Een overleg van de burgemeesters leidde tot een concept verklaring van die burgemeesters die ter accordering aan de burgemeester werd voorgelegd.
In die verklaring wordt gemeld dat de gemeenteraden vóór de zomervakantie een raadsbesluit “moesten hebben”.
Boxmeer kon en kan een dergelijke afspraak niet maken gelet op eerder gemelde argumenten. Vandaar het Collegebesluit van 16 juni om t.a.v. de ISD een pas op de plaats te maken. Daarover werd de raad van Boxmeer diezelfde avond geïnformeerd. De burgemeesters en colleges uit het LvC werden de dag daarna, 17 juni in de ochtend, geïnformeerd. De burgemeesters door een separate brief van dhr. Van Soest. De pers is onmiddellijk daarna geïnformeerd.
In een overleg van het Coördinatieoverleg (1 week nadat Boxmeer het besluit genomen heeft) werd Boxmeer hierop aangesproken. De drie gemeenten (Cuijk, Mill en Grave) kenbaar gemaakt dat zij gedrieën verder gaan met de ISD en wel per 1.1.2010.
Op 30 juni komt het besluit naar buiten waarin de Colleges van Cuijk, Mill en Grave aangegeven met de ISD door te gaan zonder St. Anthonis en Boxmeer maar daarnaast ook met het project P&O (beheersmatig deel van P&O).
Om u inzage te geven van de gebeurtenissen, is een groot aantal verslagen en brieven verzameld en in een chronologische volgorde gezet. In het bijgevoegde schema wordt verwezen naar de aard van het document en de datum. In telegramstijl wordt de inhoud gemeld.
De betreffende documenten zijn voor u ter inzage gelegd.
Wij hopen u hiermee inzicht te geven over het verloop van het proces, de hobbels die genomen moesten worden en de uiteindelijke anti-climax t.a.v. SLvC met het persbericht van de gemeente Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert.
Met vriendelijke groet,
Burgemeester en wethouders van Boxmeer,
de secretaris-directeur, de burgemeester,
drs. ir. H.P.M. van de Loo K.W.T. van Soest
Chronologie van het proces Samenwerken Land van Cuijk; 39 documenten!!!
1. Brief R. Klaassen als gemandateerd bestuurder namens de 5 colleges d.d. 19.6.2008
2. Mededeling over visie van het bestuur op het traject en proces van SLvC en de diverse projecten i.r.t. de medezeggenschap. Naar aanleiding van de notitie Visie en uitwerkingsnotitie Samenwerken Land van Cuijk. (bij de raadstukken t.a.v. de Gemeenschappelijke Regeling ter inzage gelegen)
3. Brief lokale OR en GO (5) over Visie en uitwerkingsnotitie SLvC d.d. 21 juli 2008
4. Zie bijlage 5 OR-en en GO’s hebben inhoudelijk gereageerd op de Visie notitie.
6. Verslag Basisoverleg van 16.2.09 waarin opnieuw uitstel ISD aan de orde komt.
Aanvankelijk zou ISD (niet in grote GR)gestart worden per 1.1.09, vervolgens verschoven naar 1.7.09 en 1.1.2010.
Voortgang lijkt te stokken.
7. Gespreksnotitie van Regiegroep d.d. 18 febr. 2008
Op pag. 3 staat een gespreksverslag op hoofdlijn dat vertrouwelijk is.
Is niet vastgesteld door de Regiegroep en maakt geen deel uit van besluitvorming. Is opgesteld vanuit het behoud van het historisch perspectief en context.
8. MT van Cuijk stelt project P&O ter discussie en het dienstverleningsconcept ISD.
9. Gem.secr. van Boxmeer wordt daarin aangesproken door de gem.secr. van Cuijk op een uitspraak na het Basisoverleg.
10. Verslag BOR BGO van 5 maart 2009
De gebeurtenissen uit de Regiegroep van 18 febr. waren doorgedrongen tot BOR BGO-leden. BOR BGO spreken vertrouwen uit in de gemandateerde bestuurders.
11. Verslag van het Coördinatieoverleg d.d. 9 maart 2009
Aansnijden van problematiek omtrent centrale huisvesting brandweer in Mill en de opstelling van BOR/BGO en de gemaakte opmerking richting Boxmeer (zie Regiegroep 18.2) door bestuur van Cuijk.
Daarin geeft burgemeester van Cuijk aan dat er meerdere versies van belevingen en ervaringen bestaan over overleg BOR BGO en de opstelling van de WOR-bestuurder en gemandateerde bestuurder.
12. Toelichting v.d. burgemeester van Cuijk waarin op het “bestuurlijk probleem” vanuit het bestuur van Cuijk richting Boxmeer en de leidende rol van Boxmeer een psychologische kant heeft.
13. Burgemeesters Mill en Cuijk geven aan dat zij voorkeur geven aan andere opstelling en doorpakken van WOR- en gemandateerde bestuurder.
14. Verslag Coördinatieoverleg d.d. 6 april 2009
Pag.3 wordt verslag gedaan over het verdere verloop m.b.t. de uitgesproken ongenoegens door het bestuur van Cuijk over de uitspraken van Boxmeer.
15. Er is vanuit de Regiegroep een wijzigingsvoorstel t.a.v. de taken voorgelegd. Het stuk is op dit moment niet voorhanden. Het voorstel was door het CO overgenomen echter met een gewijzigd voorstel (zie verslag CO van 20.4.09) nooit ten uitvoer gebracht. Was niet consistent en de consequenties niet voldoende overwogen.
16. Brief voorzitter Coördinatieoverleg (burgemeester K.v. Soest) van 19.4.09
n.a.v. bezoek Regiegroep van 16 april
Zijn weergave van het proces vanaf 16.2 (zie verslag Basisoverleg) tot 6 april.
Het proces lijkt in een impasse te komen.
Bestuurlijke discussie voor externe procesmanager.
Daarin het voorstel om te komen tot een herverdeling van taken. Door deze verdeling werd elk project aan één gemeente toebedeeld zodat zowel bestuurlijk en ambtelijk management, het projectplan, het proces en de realisatie die betreffende gemeente verantwoordelijk is.
Wederzijdse afhankelijkheid werd hiermee voorkomen.
17. Verslag van Coördinatieoverleg d.d. 20 april 2009
18. Bijlage: nieuwe taakverdeling (adoptie-regeling)
19.Daarin een weergave van de reacties op de brief van de voorzitter K.v.Soest.
De vergadering ervaart de gepasseerde gebeurtenissen als ongemakkelijk.
20. Brief BOR BGO aan 5 gemeenteraden t.a.v. besluitvorming GR SLvC d.d. 4 mei 2009
Beroep op de politiek om het proces naar samenwerken voortvarend op te pakken.
21. Raadsbesluit Boxmeer over Wgr d.d. 14 mei 2009.
De voorlopige toestemming van de raad en opnieuw voorleggen van de regeling na doorvoeren van de wijziging.
22. Verslag van het Coördinatieoverleg d.d. 18 mei 2009
Op pag. 3 wordt een voorstel van de Regiegroep om te komen tot de wervings- en benoemingsprocedure voor beoogde afdelingshoofden zulks i.v.m. inpassing en plaatsing medewerkers op de afdelingen en ter ondersteuning van de inpassingsadviescommissie, terugverwezen en niet overgenomen.
23. Brief R. Klaassen als gemandateerd bestuurder aan het Coördinatieoverleg
Niet gedateerd. Was 1ste week juni
24. Deadline gesteld door BOR BGO om te beschikken over een stappenplan en bijbehorende planning omdat twijfel bestaat t.a.v. haalbaarheid van operationalisering GR per 1.1.2010.
25. Deadline van 11 juni om met realistische planning en stappenplan te komen met waarborgen van bestuur en management.
26. Brief Regiegroep van 3 juni aan het Coördinatieoverleg van 8 juni.
Regiegroep geeft gemotiveerd aan waarom te doorlopen traject om te komen tot operationalisering van de GR per 1.1.2010 in de gevarenzone verkeert.
Geen tijd meer voor discussies maar er moet hard gewerkt worden.
27. Verslag van het Coördinatieoverleg d.d. 8 juni 2009.
Boxmeer attendeert op de te verwachten discussie als de projecten individueel aan de raden zullen worden voorgelegd terwijl het totaal overzicht van voor- en nadelen niet aanwezig of onvolledig is.
Daarnaast pleit hij voor centrale aansturing waarbij hij aanbiedt om dat op zich te nemen. (dit is niet expliciet maar neutraal genotuleerd).
Burgemeester van Cuijk stelt onderaan pagina 3 de vraag: gaan we wel door en zo ja, hoe dan?
Daarin wordt ook besluit genomen om ISD voorstel van de raadsagenda te halen.
(pag. 4)Op de voorzitter van de stuurgroep ISD wordt een beroep gedaan zich “niet te beraden op zijn positie”. Dit heeft hij in een vertrouwelijke brief aan de stuurgroepleden ISD gestuurd.
(de brief van de Regiegroep van 3 juni is inhoudelijk niet besproken)
28. Brief OR gemeente Sint Anthonis van 9 juni 2009 aan de College en raad van st. anthonis, BOR BGO.
Ongenoegen en stevige twijfel over de haalbaarheid van de operationalisering GR per 1.1.2010.
29. Brief gemandateerde bestuurder van 15 juni aan voorzitter van het CO en brief van BOR/BGO van 25 juni.
Vertrouwen in proces is verdwenen
30. Verklaring 5 burgemeesters gedateerd 15 juni 2009.
Burgemeesters zijn in overleg gegaan n.a.v. de ontstane situatie tijdens het CO van 8 juni (zie verslag).
Deze verklaring zou worden voorgelegd aan de Colleges van B&W opdat het bestuurlijk draagvlak en wil duidelijk kenbaar gemaakt zou worden.
De verklaring gaf o.a. ook aan dat vóór de zomervakantie een raadsbesluit genomen moest worden over de ISD.
31. Brief ondernemingsraad Boxmeer van 16 juni 2009
Zorg over voortgang van het proces, de druk en onzekerheid bij medewerkers en onderschrijven de brief van BOR BGO van 15 juni (zie hierboven).
32. Collegebesluit van 16 juni over SLvC en operationalisering GR en het project ISD
Op 16 juni zijn in het College de verklaring van de burgemeesters (15 juni/zie hierboven), de brief van BOR/BGO (15 juni), de mondelinge inbreng van de OR voorzitter van de gemeente Boxmeer (zie brief OR van 16. juni) besproken en leiden tot het genomen besluit zoals verwoord in het document.
33. Op de avond van 16 juni is via de griffier het besluit aan de raad gemeld.
34. Burgemeester V. Soest heeft de volgende dag een separate brief aan zijn collega burgemeesters gezonden met het besluit, zijn de overige colleges via de mail en vervolgens per post geïnformeerd, zijn de medewerkers ISD door de PoHo op de hoogte gesteld, en is het persbericht in de middag uitgegaan.
35. Samenvatting van het besluit van het Coördinatieoverleg van 22 juni 09.
36. Opgestelde samenvatting is door 4 colleges (met voorstellen tot wijzigingen) overgenomen. Sint Anthonis gaf de voorkeur aan een alternatieve tekst. Regiegroep heeft op 24 juni groenlicht gegeven voor deze verklaring.
Burgemeester Van Soest is woordvoerder.
37.Brief BOR BGO 29 juni 09
Mededeling over opschorten van het overleg BOR BGO met de gemandateerde (WOR)bestuurder.
38. Persbericht 30 juni 09 Mill en Sint Hubert
39. Cuijk, Grave en Mill gaan door met samenwerken en samenvoegen van ISD en P&O.